יום רביעי, 31 באוקטובר 2012

תכנון ותחזוקה של בנק המטרות שלנו.


בנק המטרות הוא מושג המייצג את סך כל הדברים שברצוני לעשות או להשיג. מגדול ועד קטן. אלו יכולים להיות יעדים, משימות, מטרות קונקרטיות.... או מאגר של דברים יותר רכים אולי כאלו שמתייחסים למשפחה, לקרירה ולעוד דברים יותר גדולים שהייתי רוצה לעשות בחיים. גם דברים קטנים כגון, להכין את תיק ביה"ס למחר, או לארגן כמה פגישות בעבודה בהחלט שייכים לכאן. וגם כאלו ותיקים שכבר הרבה זמן אני רוצה לעשות כגון, לסדר את המחסן או לנקות העלית הגג.


מדוע לבנות בנק מטרות?

הבנק שלי אמור לשקף את המקום אליו אני רוצה להגיע (קרי, החזון) . למשל, אם הייתי רוצה לעשות דיאטה ולהרזות עשרה קילוגרמים, רצוי מאד שאני אבנה לי בנק של דברים הקשורים לנושא, ולא רק אכריז הכרזה כללית שאין מאחוריה עשיה פרקטית. במקרה כזה יכיל הבנק שלי רכיבים כגון, לאכול שלוש ארוחות ביום בלבד או לקנות אוכל מיוחד המתאים לדיאטה ועוד.
תהליך זיהוי הדברים שעלי לבצע בהקשר למקום שאליו אני רוצה להגיע, הוא משהו שאנחנו עושים בראש באופן טבעי. כשאני מתחיל דיאטה, אני חושב, אולי אפילו כותב, אילו דברים עלי לקנות, לעשות, להתנהג אחרת ממה שהיה רק אתמול. אחרת, וכולנו יודעים זאת, זה פשוט לא ילך.
הרי לכולנו יש בנק שכזה. לחלקנו בנק מבולגן, שאולי רשום בחלקים במחברות וספרים, או בראשנו ולאחרים מסודר יותר.


ויזואליזציה (נראות) :

אם ברצוני באמת להגיע למצב שהדברים שאני רוצה להשיג אכן יקרו, קודם כל , רצוי שאני אדע מהם. שלא ישארו ככה באוויר. בואו נראה אותם. אני אקרא לזה ויזואליזציה או נראות. כן, אני אישית מעדיפה להישאר עם המילה הלועזית.  תקראו לזה איך שתרצו, העיקר שתראו את מה שתרצו להגיע אליו.  כשאני רואה משהו, הסיכוי שהוא יקרה גדול יותר. אני זוכרת שפעם שמתי לבן שלי פתקון דביק על המחשב, מול עיניו: "שב ישר" היה כתוב עליו. הסיכוי שהוא ישב ישר אחרי עשרות פעמים שהערתי לו, גבוהה יותר כרגע מאשר כאשר אני אגיע אליו, נער מתבגר שכמותו, ואעיר לו כל הזמן לשבת ישר. זה אכן עבד.

אפשר להכין רשימה, היא לא חייבת להיות עדיין מאורגנת. אבל חשוב לשים על לוח, לכתוב על החלון, העיקר שנראה.






דברים אינם קורים מעצמם, צריך לגרום להם לקרות.

על מנת להגיע לסך כל הדברים הללו שעלי לעשות בכדי להגשים את החזון, עלי, לתכנן את ההוצאה לפעול של המשימות בבנק שלי, כך שיתאים למה שאני רוצה להשיג. כלומר, אני אתכנן את הדרך המיועדת שלי ואגדיר לי בצורה מסודרת יותר את הדרך באמצעות אבני הבנין והמשימות.

תכנון? מה הכוונה ?

בכל הקשור לתכנון, אני אתחיל מיד בעקרון. תכננו רק מה שצריך!
שתכנון זה משהו שכל הזמן קורה. המציאות סביבנו תשתנה, כך גם היעדים שלנו, כך שנפרק ונעמיק רק אבן בנין שצריך ונחליט לעבוד רק על מה שיש בו ערך עבורנו כרגע.
בהתחלה צריך רק לראות את הדרך, אולם לא צריך לתכנן את כל פרטי הדרך עכשיו ובטח לא מראש. רצוי וכדאי לא לבזבז את הזמן על תכנון יתר ולהשאיר גם מקום לספונטניות ולשינויי המציאות. תכנון הדרגתי הוא יעיל יותר, מחובר יותר למציאות וקרוב יותר לתוצאה מאשר תכנון גדול מראש לפרטי פרטים.

גם המרחק שעובר מזמן הגדרת היעדים ועד לביצועם יכול להביא לידי כך שחלק מהדברים שהגדרנו בעבר כבר לא רלוונטים להיום. או לחלופין, אנחנו כבר לא זוכרים אותם ונדרשים להשקיע מאמץ חוזר על מנת להיזכר במה שרצינו לעשות ובמה שחשבנו באותה העת כמתאים לנו ולהגדירו מחדש. זכור לי לפני מספר שנים לא מועט, התנדבתי להיות מאומנת עבור קבוצה של לומדי קורס אימון. זכור לי שבנינו חזון, יעדים ומטרות. עברתי תהליך לא קל לפרוק כל יעדי ומטרותי. בנינו תכנית נרחבת. אולם, עד שהגענו לטפל ביעדים ה'מתקדמים', כבר שכחתי את התמונה הגדולה. הייתי צריכה להיכנס ליעדים מחדש, לפרק אותם שוב, אפילו לגלות שהחזון שלי השתנה ולהתאים לי יעדים חדשים (גם זה קורה). זה לא היה יעיל, זה חזר על עצמו ובזבז לכולנו את הזמן.  ולכן, אני מציעה להתמקד בפרטים רק לגבי מה שקרוב אלי כרגע ואח"כ לפרק ולהעמיק לעוד פרטים דברים יותר רחוקים. אני מציעה גם להישאר, לכל אורך הדרך, מחוברים לתמונה הגדולה.  זה מיעל את הזמן וממקד אותנו יותר טוב להשגת היעדים הרלוונטים בלבד.


קליפות התכנון:

אם כך, למעשה עומדות לרשותנו מספר רמות תכנון. אני אקרא להן קליפות (כמו של בצל).
כל קליפה תכנונית מייצגת רמת פרוק ופרוט אחרת של אבני הבנין המספיקה לרמתה בלבד.
התכנון בקליפות השונות מתבצע כל הזמן, לכל אורך התהליך.




רמת תכנון החזון שלי – מנחה את הדרך לאן אני רוצה להגיע. זו יכולה להיות שאיפה אישית, או חזון שקשור לקרירה או למשפחה.


תכנון העל שלי –אבני הבנין להשגת החזון, המהוות פרוק של החזון לתחומים המבטאים אותו. הללו בשלב הזה יסודרו לפי הערך אשר יבאו להשגת החזון, אולם המיקוד יהיה בשתיים שלש אבנים עליונות בלבד.



למעשה, כמו שתאתרי בתחילת פוסט זה, אני אתחיל ברשימה שאני חושבת שהיא סך כל הדברים שהייתי רוצה להשיג בעקבות החזון שלי. הרשימה הזו שיצרתי, מסודרת או לא, מוזנת בדרך כלל מכאבים, רצונות, דברים טובים, שאיפות וכל מיני פרמטרים אחרים .
בשלב הבא, לאחר שיש בידי רשימה גלובלית של אבני בנין אני אסדר את הרשימה הזו לפי חשיבות ולפי הערך שאבני הבנין האלו מעניקים להגשמת החזון שלי כרגע.

ככל שאבן הבנין חשובה יותר וקרובה לביצוע כך היא תיהיה גבוהה יותר ברשימה ומפורטת יותר.
כמובן, לא כל אבני הבנין שלי יהיו מפורטות באותה המידה. יהיו לי ברשימה אבנים כלליות ויהיו אבנים מפורטות יותר. לכל אבן יהיה ברור מה מטרתה, ויהיה אף ברור בגדול היכן מקומה, אולם, היא  לא בהכרח  תהייה מפורקת לרמות פרוק אופרטיביות, אלה רק על פי מה שצריך כרגע.

המטרה, לצאת לדרך מהר עם מידע מספיק רק לפי מה שחשוב ובעל ערך.



בואו ניקח כמה דוגמאות להמחשת התכנון בקליפותיו העליונות. נתחיל בדוגמה הגיונית שקל להתחבר אליה במובן של תכנון הדרגתי  אינטואיטיבי.
תארו לכם שאתם מתכננים חתונה. (קודם כל מזל טוב !) הרי לא הגיוני לסדר את סדר ישיבת האורחים כבר חצי שנה לפני  האירוע, עוד לפני שבחרנו מקום או עוד לפני שברור לנו מהו סגנון החתונה שאנו רוצים. גם כשכבר החלטנו על סגנון, עדין אין טעם להיכנס לפרטי הפרטים של סדר ישיבת האורחים. קודם כל בוחרים מקום, אולי אוכל, די ג'י וצלם ורק בסוף כשבגדול יודעים מה רוצים ומתקרבים לאירוע, רק אז גם מסדרים את סדר הישיבה של האורחים למקומות הישיבה שלהם. למה? כי אם נעשה את זה מוקדם מידי, נמצא את עצמנו מתעסקים בסידורי הישיבה של  אורחינו כל הזמן שוב ושוב ומשנים כמעט עד לרגע האחרון את הבחירות שלנו. זה פשוט בזבוז של זמן שיכולנו להשקיע במשהו אחר.

שימו לב איך למעשה בכל שלב מרגע ההחלטה להינשא ועד לאירוע עצמו אני מתכנן ויודע משהו אחר לגמרה לגבי האירוע. סביר להניח שבהתחלה אני יודע שאני מתחתן ואתעסק יותר במה שאני צריך כחלק מהחזון שיש לי לגבי איך שתראה החתונה שלי ופחות בפרטים. למשל : שאני רוצה אירוע קטן או גדול, זה יכתיב גם את המקום וגם את מספר האורחים ומאוחר יותר את התקציב והמשימות שעלי לבצע. למשל, משימה כמו בחירת תפריט יכולה להיות שונה לגמרי בפרטיה בין אירוע קטן לגדול.


עבודה לפי ערך:

מתוך אבני הבנין שלנו נסמן את האזור עליו נרצה לעבוד לפי הערך הנכון עבורנו. אולי, אפילו נקבץ מספר  אבנים  שהקיבוץ שלהם מוביל למשהו בעל ערך שלם.  שמהו אשר מהווה מאמץ קטן מספיק על מנת שנוכל ליישמו, ללמוד ממנו או לקבל פידבק שיאפשר לנו להתבונן על הביצועים שלנו ולתכן טוב יותר להמשך.

דוגמה פשוטה מעולם התוכנה תהייה למצוא את אותו הדבר המינימלי שאני צריכה לייצר עכשיו על מנת לחשוף אותו ללקוח, לקבל ממנו ערך ומשוב מבלי לבזבז כסף מיותר על ייצור רכיבים שאין בהם ערך. למשל, אם הלקוח שלי רצה דוח מסוים במערכת הטלפוניה שלו, יכול להיות שהצעד המינימלי יהיה לייצר עבורו דוגמה לנתוני הדוח  וסקיצה ראשונית של מראה לצורך קבלת משוב. אין טעם לייצר את כל המוצר השלם, לחשוף אותו ללקוח בסוף התהליך ולמצוא שלא ממש היינו בכיוון שהלקוח רצה.

מהעולם האישי אפשר לקחת למשל דוגמה, כשאני נכנס לתפקיד חדש בעבודה. אני לא באמת מאמין שאני אשב כחצי שנה ואלמד את כל המערכות, כל התהליכים ואבין מה תפקידם של כל האנשים. אני אסמן לי את הדבר הנכון ללמוד וככל הנראה אלמד אותו בהקשריו השונים. אני אלמד את המחלקה שלי על אנשיה ואת התהליכים המשמעותיים. אני אעשה זאת גם דרך איסוף מידע מהסביבה וגם בעזרת ידע וניסיון שרכשתי.

קיבוץ אבני הבנין או משימות קטנות למשהו מינימלי בעל ערך הוא צרות חשיבה והתייחסות, המלמדת אותנו להתמקד, להבין את חשיבות המשוב, לטעות בקטן בלבד ולהמשיך הלאה. למעשה דרך זו מאד מחזקת את תחושת השליטה ותחושת היכולת. שניהם חשובים לחיזוק הביטחון העצמי ולצמיחה.

קיבוץ אבני הבנין יכול להיעשות בתכנון העל וגם ברמת הפעימה.


תכנון ברמת הפעימות - זוהי היחידה הביצועית שלי. זוהי ההליכה שלי במציאות. כאן הדברים קורים והופכים ממשהו שאני "רוצה לעשות" למשהו שאני עושה ומשיג. כאן אני מבצע, אוסף פידבקים וגורם לדברים לקרות.

הפעימה, הינה יחידת זמן, בעלת נקודת התחלה וסוף. הפעימה תכיל אבני בנין המתורגמות ו\או מפורקות למשימות אופרטיביות. לגבי משימות אלו יש ביכולתי להתחייב לביצוען בטווח הזמן של הפעימה.
כלומר, את אותן אבני בנין מהבנק שלנו נפרק לרמה "מספקת להשגת ביצוע" המאפשרת להתמקד בהשגת תוצרים אופרטיביים. בפעימה, אני אעבוד על משימות הקשורות לאבני הבנין שלי אשר יש להן התחלה וסוף וניתן לומר בצורה ברורה אם הושגו או לא. המשימות הללו הן ברזולוצית התכנון הנמוכה ביותר. הן מוכנות לביצוע, ברורות מספיק על מנת לעבוד ולהשיגן בצורה משביעת רצון.


בואו נחזור רגע לחתונה שלנו. תכנון רמת הפעימות הוא כל כך פשוט שהוא בעצם יכולה להראות כמו שיחה ביני לבין בן זוגי בשבת בערב על מנת לתכנן את השבוע הקרוב (לעניין ניהול הפעימה בצורה מפורטת נכנס בפוסט אחר). כבני זוג שמתחתנים, נבחן קודם מה אמור להיות השבוע, כמה זמן יש לכל אחד מאיתנו ונחלק את המשימות בינינו. רצוי שהן יהיו קטנות מספיק. חלק מהמשימות יכולות להיות איסוף אינפורמציה, כמו לראות מקומות, לברר מחירים, להתחבר למציאות ולהבין מה אני רוצה ומה לא. וחלקן יכולות להיות ביצועיות ממש, כמו לסגור הזמנת שמלה או בגד. אבל שוב, אני אקח לביצוע רק משימות שיש טעם להשקיע בהן. אין טעם כרגע להחליט כמה טיפ יינתן למלצרים אם אני רק בשלב של בחירת מקום. נכון?!

כל פעם בסוף כל פעימה, נבחן את התוצרים האופרטיביים שלנו. נחזור מחדש ונבחן גם את הערכים שלנו, את היעדים. אפילו את החזון, אם שי בזה צורך נבחן מחדש. ונעבוד על הדבר הבא  זיכרו, פעימה היא יחידת זמן קצרה יחסית. הבחינה המחודשת מאפשרת לנו להישאר ממוקדים. יתכן, שהדבר החשוב הבא לעבוד עליו, יהיה דווקא משהו שהתגלה בזמן עבודה על היעד הנוכחי, איזה משהו שלא חשבתי עליו מקודם. זה יקרה המון. למה? כי אנחנו פנויים להתמקד, פנויים לא להתייחס לרעשים מיותרים. וכשאנו מתמקדים ועובדים עם הסתכלות קדימה והסקת מסקנות אנו כל הזמן מתפתחים ולומדים דברים חדשים, שמציבים בפנינו אתגרים חדשים או כאלו שלא היינו מודעים להם.


תכנון ברמה יומית – משימות יומיות לביצוע והתבוננות אמיתית לגבי מצבן. בכל יום אני אקצה לעצמי משימות מתוך מה שבחרתי לפעימה הנוכחית ואבצע אותן. ובכל יום, אני אקדיש מספר דקות קטן לבחון את הביצוע שלי ולהתכונן למשימה הבאה בתור.

איסוף פידבקים מהמציאות :

לפתע, במקביל לעשיה שלי, יכולה לבוא המציאות ולשנות לי את הבחירות שלי. הרי ההליכה היומיומית שלנו במציאות שלנו מייצרת לנו גירויים ופידבקים, שמקרינים אור חדש על מה שאנחנו עושים. לא סתם אומרים "צריך לישון על זה". הזמן והמרחק מייצרים משוב. במיוחד כשאנחנו בתהליך שינוי או תהליך עשיה כלשהו, והראש מתחיל לפעול לכיוון. במצב כזה אנחנו מתחילים להבחין בהרבה דברים שלא עלו בתכנון. אנחנו צוברים ניסיון. יש צורך להשאיר לזה מקום. ולא רק מקום, אלה גמישות להשתנות בעקבות הפידבקים שבאים מהמציאות.
זוכרים את החתונה ?  מספיק שאחד ההורים מתעקש על משהו  מסוים (אולם, מוזיקה, זוכרים את סידור האורחים במקומות ישיבה טרם זמנו?....), ולא נכנס כרגע ליחסים בין בני משפחה במצב שכזה (רק שתדעו שאתם כן(!) מתחתנים גם עם המשפחה של בן\בת הזוג ולא רק איתו או איתה.. :(). לא רק זאת, גם הסכמות או אי הסכמות שלי עם בן\בת זוגי יכולים לשנות החלטות שכבר קיבלנו. ולא בכדי, וטוב שכך, שהרי אני רוצה להתאים את עצמי למציאות כל הזמן. את הפידבקים אשר באים מהמציאות רצוי וכדאי שאני אבטא חזרה אל תוך הבנק שלי ואחליט מה עלי לעשות הלאה.
כך גם בכלל בהחלטות שונות שאני מקבל בחיים. כגון מעבר דירה, שיפוצים בבית, בחירת מקום עבודה. אני לא תמיד מתכנן ומבצע הכל לפרטי פרטים מראש. אני לפעמים צריך לתכנן תכנון על בלבד ולחכות מעט. אני מתחיל לבצע רק מה שצריך, לקבל פידבק מהמציאות ולהמשיך ולפרט את  התכניות שלי מנקודה זו במועד מאוחר יותר. 



 אמנם לקחתי את התכנון האג'ילי וברגע הכנסתי אותו למסגרת ממוסגרת, אך אין זה לגמרה כך. זהו בסך הכל פרוש תאורטי למשהו מאד מציאותי ויומיומי. למעשה, התכנון האג'ילי הוא מאד הגיוני  ואינטואיטיבי, הוא תבוע אינטואיטיבית בדברים רבים שאנו נדרשים לתכנן ביומיום. שיטה אג'ילית מאפשרת להיות גמיש לגבי עדיפויות הביצוע ולבצע את מה שחשוב כרגע עם ההבנה שמה שיהיה חשוב לי אח"כ יכול להיות שונה.






ולסיכום, כמה נקודות דרך:


1.   תכנון זה משהו שקורה כל הזמן.
2.   דאגו שיהיה לכם חזון.
3.   ייצרו  ויזואליזציה (נראות) בכל רמות קליפת התכנון (חזון, אבני בנין, יעדים, וביצוע פעימתי ויומי) . ויזואליזציה במקום אחד מסודר לאורך כל תהליך התכנון היא מתכון להצלחתנו במשימות.
4.   פרטו את היעדים שלכם כקוביות הבנין הגדולות המכוונות להשגת החזון.
5.   דרגו את הרשימה שלכם ובחרו רק שניים שלשה אזורים עיקריים לטיפול.
6.   תכננו לעבודה מעשית את האזור עליו אתם רוצים לעבוד לפי הערך הנכון עבורכם כרגע.  כלומר, תכננו רק מה שצריך, לפי רמת הפרוט שזקוקים לה כרגע. העבודה תעשה על הערך הגבוהה ביותר כרגע בזמן נתון.
7.  בחרו אבני בנין לעבודה בפעימות (על כך בהמשך).
8.  הסתכלו על המציאות כל הזמן. התאימו עצמכם למציאות משתנה או לפידבקים שבאים המציאות.  כך יעדיכם, משימותכם והחזון שלכם יהיו תואמים יותר זה את זה ותחושת שביעות הרצון תגדל.
9.  בסוף כל פעימה ,חיזרו מחדש וביחנו את הערכים והאבנים שלכם, ואולי אף את החזון. וביחרו לעבוד על הדבר הבא.
10. הסתכלו על התמונה הגדולה מפעם לפעם ואל תתנתקו ממנה. בחנו אותה מחדש.

 ואל תשכחו ליהנות מהדרך. 

חומר קריאה והתייחסות:


פורסם על ידי ב-
תוויות: , , , , ,

אין תגובות:

הוסף רשומת תגובה

הירשם ל- תגובות לפרסום (Atom)