האם אנחנו מעמיסים על הילדים שלנו יותר מדי מטלות ? ואם כן, מה אנחנו יכולים לעשות בקשר לזה?

התשובה היא פשוטה. מיקוד !

אם אנחנו באמת רוצים שהילדים שלנו יבצעו את המטלות שלהם, אחד הגורמים החשובים ביותר ואחד המפתחות להצלחה הוא המיקוד. לוח המשימות הוא פתרון מצוין למקד את תשומת לבנו על המשימות החשובות ביותר ולגרום להם לקרות.

האם קורה לכם לפעמים שהילדים שלכם מגיעים לנקודה בה הם מרגישים כי יש להם יותר מידי משימות לבצע?  תתפלאו, זה עלול אפילו להיות בגללנו, ההורים. לא בגלל שאנחנו נותנים להם הרבה משימות לבצע, אלא משום שלעיתים גם משימות פשוטות למדי יכולות להראות לילדים שלנו כמשהו ענק ומסובך. לפעמים אנחנו שוכחים שהם לא מבוגרים קטנים אלא ילדים. ילדים שלא כל כך מנוסים בקביעת מטרות או בסידור סדרי עדיפויות עבור הדברים שיש הם לעשות.

אני רואה איך הורים חוזרים הביתה ומתחילים מיד להמטיר רשימות של מטלות - " תרים את המעיל שלך מהרצפה, תוציא את הזבל, למה הצלחת שלך עדין כאן, ולמה התיק שלך לא מסודר.. ככה...?" ...

אפילו אני יכולה להילחץ מרשימה כזאת, שנופלת עלי מהרגע להרגע (גם אם ידעתי כבר מאתמול שאני צריכה לעשות לפחות חלק מהדברים האלה). ושלא נדבר על התחושה.. תחושה של חוסר יכולת, אחרי הכל, את כל אלה לא (!) עשיתי. והילדים לוקחים את זה אפילו יותר קשה.

שיעורי בית , זוהי גם משימה שיכולה לגרום להמון לחץ עבור ילד שלא מורגל לכך . מה שנראה לנו פשוט, כמו ארבעה עמודים באנגלית ושניים במתמטיקה יכול ליצור תחושה של לחץ שמכוונת לביצוע מהיר של המשימות הרבות וה"קשות".  תבקשו ממנו גם לרוקן את מדיח הכלים ותגלו שזה כבר יותר מדי בשבילו בכדי לעשות ביחד עם שיעורי הבית.

אם נצליח לשנות את הדרך בה הילדים תופסים את המשימות שלהם, אזי נוכל גם לשנות את הרגשות שמיוחסים למשימות אלה.  יש משימות שלגביהם אנחנו יכולים ליירט את הלחץ עוד לפני שהוא מתחיל .לדוגמא:  מה אני עושה כשאני חוזר מבית הספר?  שם את המעיל והתיק בחדר, אוכל ארוחת צהריים, מנקה את השולחן ומסדר את הדברים הגדולים בחדר שלי.  משהו מסודר וברור מראש.  

לוח המשימה לעזור לנו כאן. וזה פשוט!

אחד העקרונות החשובים של Agile שיעזור לנו השתלט על מה שיש לנו לעשות, הוא קודם כל  להיות מסוגלים לראות את מה שעלינו לעשות.

אז הצעד הראשון שלנו יהיה לעשות בדיוק את זה.

ציירו שלוש עמודות (לצורך התחלה) על לוח לבן.  העמודות יתארו את "מסלול" (תהליך) העשיה שלנו. תהליך העשיה שלנו יכיל עמודה של משימות שיש לעשות, משימות בתהליך וכאלו שהסתיימו.

הציבו עם הילדים את המשימות על הלוח.

 רואים?  פשוט! כבר אפשר לראות מה מצבנו. אלו משימות עלינו לבצע ואם יש כאלו שבתהליך עשיה וכ"ו.

בדוגמא הבאה אפשר לראות איך לגיל יש טונות של משימות להשלים, ובנוסף הוא גם אמור להשלים את שיעורי הבית שלו. לא פלא שהוא לחוץ. מתח זה כנראה יגרום לו לעזוב הכל ולנסות להימנע מביצוע המשימות בכלל.

אחד היתרונות הגדולים של ויזואליזציה על גבי לוח משימה הוא שמיד אנחנו יכולים לזהות את צווארי הבקבוק שלנו.

תסתכלו על הלוח למעלה, הרי די ברור שגיל התחיל לבצע המון משימות במקביל ולא סיים אף אחת. להזכיר לכם, לנו כמבוגרים זה אולי נראה פשוט עד כדי מגוכך. ילדים, לעומת זאת צריכים ללמוד לארגן את המשימות שלהם. כל משימה שאני אבקש כאמא מגיל לעשות הוא עלול לפרש אותה כמשהו עכשוי. לא בטוח שזה ברור לו או טבעי עבורו לשאול אותי מהוא הסדר בו אני מצפה שהוא יבצע את המשימות. בכלל, כל מה שהוא יראה כרגע, מתוך חוסר הידע שלו, זה כמה דברים במקביל עליו להשלים. ואני בכלל לא מדברת על כך שהוא אולי בכלל לא מרגיש שהמשימות האלו שלו, אלא שלנו. כלומר , הוא עושה את זה בשבילנו.... אבל על כך בפוסט אחר.

אז למה שלא נעזור לגיל למקם את המשימות לפי הסדר הנכון. מה נכון לשים כמשימה שמחכה ועל איזו משימה נכון לעבוד. והכל על גבי לוח המשימות, מקום בו הוא יכול לראות, להתייחס ולבצע לפי קצב המתאים לו.

עיקרון שני, ולא פחות חשוב הוא להגביל את העבודה שאנחנו עושים במקביל  (  WIP).

זה אומר שאתה יכול שיהיו לך רק את הכמות המשימות בתהליך עשיה שאתה מסוגל להשתלט.

לפעמים, הגבלת כמות המשימות שאנו עושים במקביל (WIP ) היא הדרך הטובה לגרום לדברים לקרות. בטח עבור ילדים. הוספה של עוד ועוד מטלות לעמודה 'עושים' לא תעזור אם הילד כבר נתקע עם משימות אחרות, ומתחיל יותר ויותר משימות חדשות מבלי לסיים את הישנות. זה רק יוביל לעיכובים ותסכולים.

מומלץ להתחיל לעבוד על משימה אחת בכל פעם, בטח בהתחלה (כן, ניתן להגדיר זרימת משימות מתוחכמת יותר, אולם כרגע אנו מדברים על ילדים ולכן אני ממליצה להשאיר את הענין כמה שיותר פשוט).

אין הכוונה בהגבלת עומס העשיה שלנו או של הילד שלנו (WIP  ) שאנחנו צריכים להפסיק לעשות את הדברים שעלינו לעשות.  זה רק אומר שרצוי שנשלוט במשימות שאנו מבצעים במקביל באותו הזמן ולהגביל את העשיה למה שאנחנו באמת מסוגלים להתמודד.  עכשיו, כשכל המשימות שלנו גלויות על הלוח, כל שעלינו לעשות זה לבצע אותן אחת בכל פעם. 

קחו בחשבון שאנחנו בבית עם הילדים שלנו, לא בעבודה עם הצוות או עם העובדים שלנו. משמעות הדבר הוא שהיכולת שלנו לשלוט על העומס היא הרבה יותר פשוטה.

אז אם למשל אנחנו נוהגים לא בכוונה לאמר, בבת אחת,  לילד שלנו לעשות הרבה דברים, עכשיו יש לנו שיטה שונה. דמיינו כל מה שאתם רוצים שהם יעשו, וודאו כי כל המשימות ברורות על גבי הלוח. תנו לכל משימה את החשיבות שלה, מישכו משימות רק לאחר שתסיימו לבצע את המשימה האחרונה, וככל הנראה כבר עזרנו להסיר את תחושת הלחץ.

קח את הדוגמא הראשונה שנתנו, מה צריך הילד לבצע כשהוא מגיע הביתה מבית הספר?  יש כמה פתרונות לבעיה, כגון:

1.        תכנננו מראש את המשימות השוטפות והחוזרות, והציבו אותן על גבי הלוח.

2.        הגבילו, תעדפו ותזמנו את המשימות האלה לזמן ולמקום הנכון.

בדרך זו, במקום "להפיל" את כל המשימות על הילדים באותו הזמן, כאשר הילדים מגיעים הביתה הם יכולים לראות את לוח המשימות ויודעים מה הם צריכים לעשות . הילד בוחר משימה אחת אחרי השנייה, מעביר אותם לטור 'הסיום' כאשר הן מסתיימות.

  

ומה לגבי משימות גדולות?  בואו ניקח את הדוגמא של שיעורי בית:

בואו נלמד את הילד לחלק מטלות גדולות למטלות קטנות יותר. ואז להציב את המשימות הללו על גבי הלוח ונחליט ביחד על הזמן הנכון לביצוע משימות אלה.

ולסיכום:

1.        זהו את רשימת המטלות/משימות שעליכם או על ילדכם לבצע.

2.        וודאו כי כל המשימות ויזואליות על גבי הלוח על פי תהליך הביצוע שלכם (לעשות, עושים, עשינו).

3.        זהו את האזורים ה"צפופים" מידי במשימות.

4.        הגבילו את העומס.

·          החליטו מה חשוב. אני מציעה (ואתם תעשו מה שבט לכם) לא להתעסק במה שלא חשוב.

·          החליטו מה בא קודם ומה אחר כך (תעדוף).

·          פצלו משימות גדולות לכמה משימות קטנות יותר.

·          נסו להבין כמה זמן תיקח המשימה שעליכם לבצע?

·          בצעו משימה אחת בכל פעם.

·          על גבי הלוח מישכו משימות מהעמודה " לעשות" רק כאשר השלמנו את המשימה הקודמת לה בחשיבות.

5.        והכי חשוב, אל תשכחו להנות מהדרך!

 רוצים ללמוד עוד?

§         http :/ / en . wikipedia . org / wiki / Kanban _ ( development )

§          Kanban for project management

§          http :/ / www . atlanticcanadabusinessblog . com /