ג'לי - אימון דרך חשיבה אג'ילית - Agile: מציאת כיוון מקצועי אישי באמצעות אג'ייל

אבי נפרסטק , Agile coach and founder of Zaza books

כאשר אבי קרא את הפוסט האחרון , הוא כתב לי "הפוסט שלך היום עשה לי חשק והשראה לסדר קצת את לוח ה- KANBAN שלי". סוף סוף, מבחינתי, הגיע הזמן להציק לו קצת ולבקש ממנו להראות את הלוח שלו לציבור. אבי, שמחפש את עצמו כבר זמן מה, עסוק במיליון דברים ונוחל הצלחה בשדות ענין רבים (ולא בכדי), אולם הוא עדין תוהה עם עצמו מהו כיוונו המקצועי כעצמאי. מה ייתן לו את הפוש הנכון? את העניין הנכון ? אולי את הכסף הנכון? אבי משתמש בכלי שנקרא KANBAN והוא דוגמה מעיינת להרבה אחרים איך למצוא את עצמך מקצועית, מבלי לחשוש להתנסות, להפך, רצוי שתהיה התנסות מרובה שיש בה למידה אמיתית. KANBAN ו LEAN בהם משתמש אבי, מאפשרים לו ניסוי, תעיה ולימוד. הוא לא מנחש בתאוריה מה יהיה לו נכון כעצמאי, הוא מתנסה בחלקים קטנים במגוון של הזדמנויות ולוקח אותם כצעדים שיש בהם למידה אמתית לגבי מצבו וכיוונו ובהתאם, מקבל החלטות להמשך.

את החשיבה הקאנבנית , ניתן לדמות למפעל ייצור רהיטים. בצד אחד נכנס חומר, במרכז יישנו פס הייצור ההופך את החומר בשלבים לרהיט. מן הצד השיני של פס הייצור יוצאים רהיטים. מצד אחד היינו רוצים לייצר מהר, בתהליך חלק עם כמה שפחות תקלות. אולם היינו רוצים גם לייצר משהו שקהל הלקוחות שלנו ירצה לקנות. כך גם בעולם האישי. לוח הKANBAN יעזור לי לראות את "פס הייצור" שלי מרעיון ועד לערך הרצוי (שזה יכול להיות כל דבר, מכסף דרך יוקרה ועד לידע למשל...כלומר, מימוש) על ידי כך שאני אשקף את התהליך שבו רעיון אמור לעבור מרגע שהוא נולד עד לרגע שהוא מביא לי ערך.

בכל ארגון או עסק ישנו, מן הסתם תהליך שונה. הלוח והרעיונות מאחריLEAN ו- KANBAN מאפשרים לי חופש להתנסות במגוון של רעיונות, להוליך אותם בפס הייצור שלי ולהתמקד באלו שאכן יביאו לי את ה"כסף" או הערך אליו אני מייחל.

גם ב KANBAN ו LEAN אין קסמים. אלו כלים שיעזרו לי לעבוד זול יותר, נכון יותר ומהר יותר לכיוון הערך שאני רוצה להשיג.

**אנו מאד ממליצים שתקראו קצת בענין ועל כן אני מצרפת כמה לינקים בסוף.

ותזכרו שלכל מצב יש לוח אחר שמתאים לו – אנחנו מתחילים בזיהוי תהליך העבודה והצרכים הספציפיים שלנו, ומהם מגדירים את מבנה הלוח הרצוי.

בואו נראה מה יש לאבי להציע לנו , אז אבי הבמה שלך:

קצת קונטקסט:

יש לי עבודה עיקרית, ואני מעוניין לפתח כרגע אפיקים נוספים כעצמאי. בשלב זה אני בשלבי "גישוש וגילוי" מבחינת העבודה שלי כעצמאי, לכן אני מרשה לעצמי "להתפרס" על הרבה פרוייקטים, לזרוע זרעים ולראות מה יצמח. אני מניח שבשלב מסוים אצטרך להתכנס ולצמצם את כמות הדברים שאני מגשש או מתנסה בהם.. אבל לא היום.

בחרתי לנהל את אפיקי הפרילנס שלי באמצעות KANBAN. הלוח הזה הוא כלי נוח, ויזאבילי ופשוט המאפשר לי לזהות במהירות היכן אני עומד עם כל הזדמנות שאני מעונין לקחת בחשבון. כמובן שלא כל הזדמנות תגיע לכדי עשיה וישנן הזדמנויות רבות מכדי שאני אוכל לנהל אותם בראש או במחברת. לוח KANBAN הוא פתרון מושלם עבורי לארגון משימות מרובות כמו שעומדות בפני היום.

אז איך ארגנתי את הלוח שלי ?

על הזרימה:

פרוייקטים:

פרוייקטים מתחילים בבקלוג " BACKLOG" (כל רעיון מטורף ככל שיהיה - ליד, איש קשר חדש וכו'). אני לוקח פתקית , רושם עליה את שם הרעיון ואולי עוד פרט אחד או שניים חשובים ומדביק אותה בעמודת ה "BACKLOG" שלי בצד ימין של הלוח. כך לא הולכים לי לאיבוד רעיונות. במקום לשמור בראש, אני שומר בלוח. כי ההפך מלשכוח זה...? לרשום...ועדיף על לוח משימות.

כשמשהו מסתמן כריאלי באופק - אני מושך את הפתקית שלו מעמודת ה " BACKLOG" אל עמודתה ה- "SOON". כשמתפנה מקום אני מושך משהו נוסף פנימה.

כשמשהו כבר מתרחש (יש עבודה מוחשית לבצע) - אני מושך את הפתקית שלו לעמודת ה- "CURRENT". זה השלב שבו גם נוצרות מטלות (TASKS) קונקרטיים - בעמודה הבאה.

לפעמים פרוייקט מסויים "יורד מהפרק" או מוקפא - אז אני מרשה לעצמי להזיז אותו (את הפתקית שלו) חזרה אחורה, ובמקום שמתפנה אני ממלא בפרויקט אחר מהעמודה הקודמת.

למעשה , בכל יום אני יכול להוסיף רעיונות (BACKLOG ) , לראות מה פוטנציאלי ומה לא ו"לשחק" עם הפתקיות על הלוח.

מטלות (TASKS):

להבדיל מפרוייקטים, כאן מדובר בדברים קונקרטיים שצריך לעשות פיזית ושאפשר לסיים בזמן של כמה דקות עד כמה שעות - להתקשר למישהו, לכתוב פוסט או אימייל, להכין מסמך, לכתוב קוד וכו'.

כמובן ,שאני לא רק מזיז פתקיות , אני גם עושה. את העשייה שלי אני רואה על הלוח. למעשה, אני מקצה את המטלות שלי על פי חשיבה שאני עושה דרך הדברים שקיימים על הלוח במטרה לקדם אותם מימין לשמאל – כלומר: מרעין -- > לכסף אני יכול לחשוב מה יהפוך רעיון לפרקטי? מה עלי לעשות כדי שיהיה משהו קונקרטי? כך כשאני יודע שעלי לקדם רעיונות מ"רעיון" לתוצאה.

מטלות חדשות שרלוונטיות עבור התקדמות אני שם בעמודת ה- TODO. (פתקיות קטנות ירוקות, להבדיל מהפתקיות הצהובות הגדולות של הפרויקטים)

כל יום אני מזהה מטלות שחשוב שאעשה היום ומושך ל- "TODAY". כמובן שהמטלות שלי קשורות לרעיונות על גבי הלוח שהיתי רוצה לקדם – אם זה מעמודת BACKLOG ל SOON או הלאה.

כשסיימתי את המשימות אני מושך ל- DONE.

כך שהפתקיות זורמות מימין לשמאל ומצטברות בעמודת ה- DONE.

מלמעלה למטה יש חלוקה ל 4 שורות לפי תחומים שחשוב לי לקדם ולא להזניח:
(חוץ מעמודת BACKLOG, היא לא מחולקת לשורות)

1. סידורים שוטפים.

2. פרוייקטים ללא מטרת רווח אבל שחשובים לי לנשמה – וכן, לפי התמונה קצת "צפוף" שם כרגע...

3. פרויקטים של תחום האג'ייל בצפון – זה נושא עיקרי שאני מעוניין להתפתח בו ולכן חשוב לי להקצות לו מקום.

4. פרוייקטים של hard cash - - לא בהכרח הרבה אהבה כאן אבל מביא כסף ומספק התמודדויות וצמיחה.

קוריוזים קטנים:

· יש פתק קטן כתום – זה היה ניסיון לציין מטלה שחייבת להיעשות עד תאריך מסוים ( להוציא דיוור של Zaza). אני לא מת על זה – מעדיף לשים מטלות תלויות זמן יומן – אבל מוכן לנסות. זה הרי הרעיון בקאנבן – מנסים, רואים מה עובד ומשנים מה שלא.

· למטה על אחד מהפתקים הצמדתי כרטיס ביקור של איש קשר באותו פרוייקט - סוף סוף מצאתי שימוש לכרטיסים המעיקים האלה! J

· באמצע למעלה לב גדול שאשתי עידית ציירה לי ♥ מזכיר לי לא לשכוח לפנות מקום למשפחה ובכלל נותן כוח.

למעשה , אני יכול להשתמש בלוח שלי כך שימקד אותי בדברים שחשובים לי, כך , אני אדע מה עלי לקדם ואיך.

שינויים שינויים שינויים...

אחד העקרונות החשובים בקאנבן הוא Evolutionary Change (או כפי שאנחנו אוהבים לקרוא לזה באג'ייל – Inspect and Adapt). כלומר אני מקפיד לבחון את התוצאות בשטח על ידי מדידות אובייקטיביות (כמה מטלות אני מצליח לסיים ביום, איפה אני נשאר תקוע, מה עוזר לי לקדם עבודה ומה לא) ומשנה. זה שלב כל כך חשוב בקאנבן וכל כך קל לשכוח אותו.

הנה כבר בשבוע האחרון הלוח שלי קיבל כמה מפנים:

· עם הפתקים הכתומים הפסקתי, זה פושט לא "עבד" עבורי דברים שחשוב לבצע בזמן מסוים – אני שם בקלנדר (יומן) וככה אני בטוח שהם מבוצעים. הלוח נשאר מוקדש לדברים האחרים.

· עמודת ה- TODAY – איך מחליטים מה הדבר הבא שעושים?

o בהתחלה הקפדתי להכניס לשם בכל בוקר לפחות פתק אחד מכל תחום – הנחתי שככה אוודא שאני מתקדם עם הכל. אבל המציאות לא הסכימה עם הלוח שלי – לפעמים באמצע היום היה עולה צורך דחוף לקדם מטלה מסוימת שהייתה "מפרה את האיזון". לפעמים מטלה מסוימת הייתה נתקעת כי היא הייתה תלויה במישהו אחר (למשל לבצע שיחת טלפון). גם היה מלחיץ לראות כל כך הרבה מטלות שצריך לבצע היום.

o אז שיניתי – הפכתי את עמודת ה- TODAY לעמודת NEXT – כלומר הייתי מזהה בכל בוקר מה הדבר הבא שחשוב שאעשה בכל תחום. כשרציתי לבצע מטלה הייתי לוקח מהעמודה הזו (לכאורה חוסך זמן של לחשוב), שם על השולחן, מבצע ומעלה ל- DONE. אבל גם זה לא הוכיח את עצמו – הייתי מבלה יותר מדי זמן (וכן, 5-10 דקות זה יותר מדי) בכל בוקר לזהות מה לדעתי הדבר הבא בכל פרויקט, העמודה הזו התמלאה סתם בפתקים שלא בהכרח הייתי מבצע באותו יום ובמהלך היום שוב סדרי העדיפויות היו משתנים – כלומר הזמן שהקדשתי בבוקר היה הופך למבוזבז.

o אז שיניתי שוב – חזרה ל- TODAY אבל הפעם עם מרכיב הקסם של קאנבן – WIP LIMIT. כלומר הקפדתי שבכל רגע נתון לא יהיו לי יותר משני פתקים בלבד (נכון, 2 בלבד!) בעמודה הזו. לא משנה מאיזה תחום. והתוצאה? פחות לחץ, תיעדוף דינמי של מטלות (ברגע שאני מסיים אחת אני מייד מושך את הבאה בתור באותו רגע) וזרימה יותר טובה של מטלות ל- DONE. בינגו!

אז מה עוזר לי?

1. אני רואה הכל על גבי הלוח. אני לא צריך לזכור יותר מידי. כשאני רואה , הדברים פשוט קורים.

2. אני בשליטה. מוסיף, מחסיר, מזיז , בוחר על מה לעבוד ועל מה לא...

3. אני כל הזמן חושב איך אני מתקדם ואני משקף את זה על הלוח .למעשה אני משתמש בלוח כדי לעזור לי להתקדם. אין קסמים גם באג'ייל ,אם אני לא ארצה להתקדם, גם בלוח כלום לא יזוז.

4. אני מושך עבודה רק כשמתפנה לי מקום ב- TODAY. ומתעדף באופן דינמי מה הדבר הכי חשוב או דחוף באותו רגע – זה מאפשר לי להגיב לשינויים בסדרי עדיפויות אפילו מספר פעמים ביום.

5. אני מרשה לעצמי להתעלם מדברים שאינם רלונטיים כרגע, בידיעה שהם נמצאים שם בלוח בעמודת ה- SOON או הבקלוג. שום דבר לא הולך לאיבוד ואני יכול להשאר מפוקס על הדברים הנוכחיים.

6. אני עובד בקטן, לא מתכנן גדול מידי. העבודה היא יומית על משימות קטנות, מטלות קטנות ויעדים קטנים. כך כשאני טועה, זה בקטן וכשאני מצליח זהו עוד צעד קדימה.

7. אני מקצה משימות באופן יומי ומנקה אותם מהלוח באופן יומי. זה כיף לראות שדברים נעשים.

8. אני יכול להשתנות על פי המציאות שמזמנת לי הזדמנויות. אני מחפש הזדמנויות כל הזמן ובוחר על מה לעבוד על פי מה שנראה לי נכון ובעל ערך ולא על פי מה שהגיע לידיעתי קודם.

9. והכי חשוב - אני מקפיד לשנות את הלוח בהתאם למה שעובד ומה לא. בעצם משנה ומשפר כל הזמן את תהליך העבודה עצמו מתוך התנסויות בשטח.

ישנם עוד המון פרקטיקות KANBAN ו LEAN שמאפשרות לי לשלוט בזרימה שעל גבי הלוח , בעומסים , בהתקדמות המתאימה לקצב , אולם על כך בפוסט אחר.