הרי קורה מידי פעם בפעם ,
שאנחנו מוצאים עצמנו מכבים שריפות , רודפים אחרי משברים ומשימות דחופות וסוגרים
פינות במקום להשלים משימות חשובות שאנחנו
יודעים שעלינו להשלים. אנחנו גם כבר יודעים , ושמענו מסביב שיש מליון טכניקות שי
ביכולתן לעזור לנו לארגן מה לעשות עכשיו ומה אחר כך ואיך לנהל טוב יותר את הזמן
שלנו. אז הנה טכניקה אחת אפקטיבית שבחרתי להציג בפניכם על מנת להתמודד עם הקושי הנפוץ הזה – ניהול
המשימות והזמן שלנו בצורה אפקטיבית.
אחד הכלים המוכרים והחביבים עלי הוא רבוע
איזנהאור . הכלי הזה משמש לניהול משימות כאשר יש לנו הרבה
משימות על השולחן שצריכות להתבצע , מיד, או לטווח הארוך. הכלי הזה יעיל מאד גם
כאשר אנו מוצאים את עצמנו בעיקר במצב של "כיבוי " שריפות ללא התקדמות
במשימות החשובות שעל הפרק. הוא מהוותיקים והמוכרים בתחום האימון והדרכת המנהלים.
אולם לא רבים יודעים כיצד לקחת אותו ולהשכיל להשתמש בו ובמסר החזק שלו ביומיום
בצורה אפקטיבית.
המסר : היצמד למה שחשוב לפני שזה נהייה דחוף.
אז באו נתחיל :
1.
עיצורו
והציגו את המשימות לעצמכם בצורה ויזואלית:
זהו הצעד הראשון, אפילו מבלי לדעת טכניקות של ניהול זמן, שעלינו לבצע לקראת מצב בו נוכל להתחיל להתארגן
על כל מה שיש לנו לעשות ולהתמקד במה ש ב א מ ת
חשוב במקום לרוץ ממשבר למשבר, במקום לכבות שריפות, ולמצוא עצמנו כל הזמן
רודפים אחרי משימות יומיות בלתי נגמרות ונגררות. פעמים רבות , אנו עמוסים רק מכיון
שלא עצרנו לרגע לחשוב האם הדברים שאנחנו מתעסקים בהם באמת כאלו חשובים שצריך לעשות
אתם עכשיו?האם זה שמישהו צועק חזק לעשות משהו , באמת אומר שזה הדבר הכי חשוב לעשות
כרגע? על פני כל הדברים האחרים? האם הם יכולים לחכות? איך יתכן שהכל דחוף?
2.
בואו
נחלק את המשימות שלנו לארבעה חלקים : כפי שמתאר הציור הבא.
3.
התחילו להוסיף
את המשימות שלכם אל כל אחד מארבע הריבועים על פי כמה המשימה באמת חשובה.
הפעילו שיקול דעת לגבי כל משימה. בצורה כזו, נראה בצורה ברורה יותר מה
עלינו לעשות.
4.
עכשיו
באמת אפשר להתחיל לעבוד ולהתחיל להשלים משימות בפשטות. על ידי מעקב אחר החוקים
הבאים :
1. היצמדו לחשוב.
לפעמים אנחנו מגלים שדברים חשובים כמו פעילויות משפחתיות(קריאת ספר
לילד למשל או טיול בשדה) אינן דחופות, יוצא שהן כל הזמן נדחות. אל תשכחו שמה שלא
נעשה היום עלול עוד מתישהו לבוא אלינו בהפתעה, בתחפושת אחרת ויהפוך לבעיה בוערת של ממש , למשבר. כך שאם
המשימה היא חשובה –וודאו שהיא אכן מקבלת את מקומה על פי חשיבותה ומתבצעת.
אני יודע שבא לכם מאד להגיד שיש משהו כזה או אחר דחוף. אז לא. או שהוא
חשוב או שהוא לא חשוב. אתם כאן כי אתם עמוסים, ואתם לא מצליחים להשלים משימות
חשובות. זה לא בושה לעצור, ואפילו מומלץ. זה עוד יותר מומלץ לקבל החלטות ולשים
גבולות לגבי הדברים שחשוב לנו לטפל בהם ואלו שלא.
2. כחלק מהצמדות לחשוב, התחילו במשימות שאמורות להסתיים בטווח הקרוב
ביותר. וודאו כי תאריך היעד שלהן ברור וכי ברור גם מי מטפל בהן.
3. אח"כ עיבדו על המשימות החשובות
הבאות בתור,(אלו שיכולות להסתיים קצת אחר כך).
4. משימות דחופות או שאינן
חשובות אפשר להעביר לאחרים. אין כל רע בכך.
5. וודאו כי אתם עוברים על המשימות מפעם לפעם ומוודאים שאתם עובדים רק על
החשוב ולא פספסתם משימות חשובות על הדרך.
6. ואל תשכחו להנות מהדרך.
רוצים לקורא עוד?
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה