עשרה טיפים לניהול משימות ומניעת מולטי טאסקינג ( Multi-Tasking )

1.      קודם כל להירגע . לעשות דברים בכיף תמיד קל יותר מאשר בלחץ.

2.      ייצרו נראות למשימות שלכם. נראות מאפשרת לסדר דברים, לגרום לדברים לקרות ולהרגיש בשליטה. כשאני רואה יש סיכוי גדול יותר שאני גם אבצע. השתמשו בלוח משימות. למי שמשתמש בפעם הראשונה קחו את הזמן, הכינו רשימה של כל המשימות שעליכם לבצע והדביקו אותם על גבי הלוח.

3.      השתמשו במסגרת זמן. הכוונה היא , להגדיר עצמכם מסגרת זמן קצרה ומגבלת שבה מבצעים משימות . Time Timer (בתמונה). יכול לעזור. ביחרו נקודת התחלה ,ביחרו את המשימות שאתם רוצים לבצע במסגרת הזמן הזה ,שום דבר חוץ ממשימות אלו לא יבוצע במסגרת הזמן הזו. וצאו לדרך.

  

המטרה במסגרת זמן קצרה ומוגדרת היא לעזור לנו לגרום לדברים לקרות. כי כשמסגרת הזמן קטנה וניתן לשלוט בה , וכמות המשימות הנכנסות בה גם היא יחסית קטנה ,אני מגדיל את תחושת השליטה שלי בדברים ומוריד לחץ. זהו אחד הגורמים שבדרך כלל מפריעים בהשלמת משימות. כמו כן יש סיכוי שהמשימות יתבצעו ואני לא אתעייף בדרך ואחזיק מעמד עד לביצוע (דרך אגב , זה עובד מאד טוב עם ילדים... וגם עם מבוגרים).

4.      התמקדו רק במה שחשוב. אפילו אם זה אומר לא לעשות משהו אחר.

5.      תעדוף. תעדפו את המשימות שעליכם לבצע . הרי אינם יכולים לבצע הכל בבת אחת? גם אם הכל חשוב ביחרו קודם כל את מה שתעשו ראשון ואת הבא בתור וכך הלאה.

           לקריאה נוספת: why multi-tasking wastes your time

6.      משימות 'מושכים' לא 'דוחפים'. הכוונה, קחו משימה אחת לעבודה, התחילו בביצוע, סיימו אותה ורק אחר כך קחו לביצוע את המשימה הבאה.

7.      כאשר מושכים יותר ממשימה אחת, אם צריך, ודאו כי אחת המשימות המשוכות היא משימה מוכרת.

"זה לא שאנחנו לא יכולים לעשות כמה משימות במקביל. הרי כולנו יכולים ללעוס מסטיק וגם ללכת באותו הזמן ורובנו גם מסוגלים לנהוג ולדבר . אבל, אם היינו הולכים לאיבוד בזמן נהיגה בכביש עמוס בסביבה שאינה מוכרת אז ככל הנראה היינו מכבים את הרדיו ומפסיקים לדבר. אם שתי משימות מבוצעות במקביל , רצוי שאחת תיהיה מוכרת."

 Sound Advice for Helping Kids Grow Smarter, Healthier and Happier, by David Walsh, Ph.D.

8.      חלקו משימות גדולות לחלקים קטנים בעלי ערך.

           החלוקה הזו תעזור לנו להקטין את כמות הדברים שנעשית במקביל ולמקד אותם בביצועים קטנים  שמגיעים לכדי סיום.

   

9.      עיצרו מידי פעם והעריכו . מידי פעם , עיצרו, הסתכלו שוב במשימות שלכם , מה ביצעתם , מה מחכה , האם צריך לשנות עדיפויות. קיבעו פרק זמן חדש והמשיכו בביצוע.

10.  תקועים ? בקשו עזרה. כאשר משימה תקועה, אל תשאירו אותה ככה, בקשו קודם כל עזרה לפני שאתם בוחרים להמשיך במשימה אחרת.