הגודל כן קובע. היכולת לגרום למשימה לקרות, תלוי גם בגודל שלה וגם בתשומת הלב שלנו.

מהו גודלה הנכון של משימה שיקל עלינו להביא  אותה לכדי ביצוע? איך בכלל נעריך את המאמץ הכרוך במשימה? ואיך נדע מה נכון לנו לעומת מישהו אחר שמבצע את אותה המשימה?

רבות נכתב בענין מתן הערכת מאמצים וגודל למשימות על מנת להביאן לכדי ביצוע, שהרי ההנחה הרווחת היא (ולא משנה אם היא מוטעית או לא) שכאשר אנו יודעים כמה זמן תיקח המשימה או מה המאמץ הכרוך בה יותר קל לנו לשלוט ולהבין מתי קבוצה של משימות מסתיימת. יש המניחים את אותה הנחה לגבי גודלה של המשימה. משהו כמו "תפסת מרובה לא תפסת". כאשר נדע מהו גודל המשימה הנכון לנו לעיקול יקל עלינו להעריך הגעה ליעד של המשימה עצמה או של קבוצת משימות ובטח לבצע אותה.  ישנן הרבה שיטות שניתן ליישם על מנת לגרום למשימה לקרות ולהעריך אותה לגודל שהיא לא תיהיה גדולה מידי ולא תיהיה קטנה מידי.

ישנם מאמיני KANBAN שיבקשו להבהיר נקודה אחרת עקרונית עבורם. לפיהם KANBAN  הוא קצת שונה במובן הזה היות ובגישה הקאנבנית משימות אמורות להיות בגודל פחות או יותר זהה אחת לשניה וכזה אשר מתאים לנו לביצוע. במובן הזה , הערכה של מאמץ של משימה הוא היכולת שלך להביא אותה לכדי ביצוע שלם בזמן המתאים לך. ההגעה לגודל "המתאים לנו" היא הקובעת. לכל אחד הגודל שלו שיביא אותו לבצע את המשימה ולהשלים אותה.

בכל אופן , ישנם כמה לקחים חשובים שאפשר ללמוד דווקא מפרוייקטי תוכנה.  בעולם התוכנה ישנה מעין הסכמה, שאי אפשר להימנע מלהבין את הגודל או המאמץ של המשימות העומדות בפנינו כאשר מדובר בפרוייקטים מתוקצבים עם לוח זמנים ותוכן שצריך להביא לכדי ייצור עובד. פרוייקטי התוכנה תהליך הערכת המאמץ והגודל הוא תהליך מורכב, שכרוך בלמידה מניסיון, בטעויות ותיקונים וב 'משחקי' זמן, תקציב תכולה (בעיקר תכולה). אם הזמן אנו לומדים להיות טובים בזה יותר אבל הלמידה רצופה בטעויות. אנחנו גם כבר יודעים שאנחנו תמיד טועים בהערכות למשימות הפרוייקט ובטח בתחילתו.אנו גם למדנו שהדרך הטובה ביותר להבין מהן גודלן של משימות ומאמצים המתאימים לנו היא רק על ידי פעולות של שיפור מתמיד לאורך זמן. אבל מה שבטוח הוא , שכאשר אנו עובדים על משימות קטנות, זו התחלה מצוינת לגרום להן לקרות וכך לכל הפרוייקט כולו.

אם כך , איך אנו מאזנים את גודל המשימות שלנו עבור עצמנו? עבור הילדים והמשפחה?

התשובה היא , כמובן . זה תלוי.

ברור שהשימוש באג'ייל וקאנבאן בבית הוא מאד שונה מהשימוש שלו בעולם התוכנה , בטח ובטח כשמדובר בהערכות של גדלי משימות וזמנים. אחרי הכל, אנו לא מצפים מהילדים שלנו לתת לנו הערכת זמנים כמה ייקח להם לסדר את המיטה או מתי בדיוק יסיימו שיעורים. (אני מאד מקווה שאתם לא מבקשים את זה מהם..)  אבל מה שאנחנו כן יכולים זה ללמד אותם \ה לחלק את המשימות שלהם לגודל כזה שיהיה קל לעיקול, קל לביצוע, פחות מפחיד ויגיע לכדי סיום.
השוו משימות על מנת להבין איך הילד תופס את גודלן במושגים של 'גדול' ו 'קטן'.

במצבים שבהם יש לנו לוחות זמנים ותקציב, רצוי מאד שנהיה מדויקים כמה שאפשר (לא יותר מידי כמובן). למשל מורה שצריך לבדוק מבחנים, או תלמיד שצריך ללמוד בזמן מוגבל למבחן אוניברסיטאי הייתי אפילו זורקת כמה גרפים לצורך מיקוד. גם פגישות זה משהו שאנו מערכים בצורה מדויקת פחות או יותר ,למשל אםנניח כי כל פגישה אורכת 45 דקות ואיזה הפסקה קטנה של 15 דקות בין פגישות נוכל  לנבא מתי נסיים. אבל באמת שלא צריך כזו רמה של הערכה כאשר מדובר במשימות של הילדים שלנו בבית.

למעשה, מספק  שנגיע להבנה של גודל משימה על פי מה שנכון לנו ולילד לביצוע בזמן נתון שגם הוא סובייקטיבי עבורנו בלבד.

הנה כמה טיפים אשר יעזרו לנו להבין גודלן של משימות (וכמובן יביאו ביתר קלות לכדי עשיה).

1.      צרו את רשימת המשימות שלכם וודאו שהיא גלויה ונראית לעין.

הנראות גורמת לדברים לקרות. רשימת המשימות לא צריכה להישאר בראש, העלו אותה על גבי לוח. ככה אחרי שרואים יותר קל לארגן את הדברים ולקבל החלטות ובטח ובטח להבין איזו משימה גדולה יותר או פחות או בהשוואה בין למשימה אחרת.

2.      העריכו את המשימות שלכם לפי שלשה סוגי גדלים כללים:

קטן

בינוני

גדול

**גדול מאד- אופציונאלי אך לא רצוי

פעולת ההערכה בשלב זה משמשת בסה"כ כמאגר גדול של משימות שכל מטרתו הוא לאפשר לנו לזהותו להפריד משימות לגדלים שונים. כחלק מהנראות, אתם יכולים לייצר שלוש עמודות על גבי הלוח ולמקם את המשימות על פי העמודות המתאימות, או אולי לתת לכל גודל צבע שונה. העיקר שתוכלו לראות את ההבדלים.

3.      הקשיבו ולימדו

זוכרים כשהייתם ילדים, מקומות נראו לכם מאד גדולים בטח יותר מאשר הם נראים לכם היום? ככה ילד רואה גם משימות. הרבה יותר גדולות ממה שהן נראות לנו. דברים שנראים לנו קטנים ופשוטים יכולים להראות לילדים מאד גדולים. לעיתים כי חסר להם מידע, או ליווי או כי ככה זה בעיניהם. ועל כן, הקשיבו ושאלו שאלות על מנת להבין את גודלה של המשימה בעיני הילד.

מהי משימה קטנה? מהי משימה גדולה ? מה עושה אותה גדולה?

4.      ברגע שהמשימות החשובות ביותר נמצאות על גבי הלוח , חלקו משימות גדולות לחלקים קטנים יותר.

למשל, כמו הדוגמה הבאה.

5.      בשלב העשייה – היצמדו למשימות שהן קטנות או בינוניות וסדרו את המשימות שלכם לפי סדר עשיה.

6.      בחרו משימה או שתיים ויאללה תתחילו לבצע. גם את הדרך כשאי שתשתקפו על גבי לוח המשימות.

7.      כאשר משימה גדולה מידי מגיעה אל תור העשייה , אל תפחדו לפצל אותה.

8.      לא כל משימה בבית חייבת הערכת גודל. למעשה, רוב המשימות אינן חייבות הערכת גודל.

למשל, נניח ויש לנו יומיים ללמוד למבחן בחשבון, אזי הפיצול למשימות יעשה בצורה מאד גסה. מה ילמד היום ומה מחר. אפשר אז, לדון בכל משימה ולהבין אותה אם היא שייכת ליום הראשון או ליום השני ולתת גדלים רק למשימות שנראה לנו שיצטרכו גדלים.

בקיצור , באו ננסה לשמור על הדברים פשוטים.

הערכת גודל יכולה להיות "רק מספיק" על מנת שנוכל להתחיל לעבוד. לא צריך לחפור יותר מידי לפרטי פרטים אן להעריך בצורה מדויקת שעות ודקות. אחרי הכל, מדובר בילדים ולא בעובדי הייטק. שלשה גדלים של 'קטן' 'בינוני' ו'גדול' יכולים להספיק.

9.      מה שיגרום למשימות לקרות במקרה והן מחולקות ככה זה בעיקר המעורבות ההורית, השיחה. ילדים אוהבים שאנחנו מדברים איתם, מתייחסים למה שיש להם לעשות, עוזרים להם להבין דברים. כך שבעוד הטכניקה הפשוטה הזו תעזור להם להבין טוב יותר את המשימה אולי אף לנטרל חרדה ותמקד אותם במה שחשוב מה שיקדם עוד את העשיה זו השיחה אתנו.

10.   ואל תשכחו גם ליהנות מהדרך.

עשרה טיפים לניהול משימות ומניעת מולטי טאסקינג ( Multi-Tasking )

1.      קודם כל להירגע . לעשות דברים בכיף תמיד קל יותר מאשר בלחץ.

2.      ייצרו נראות למשימות שלכם. נראות מאפשרת לסדר דברים, לגרום לדברים לקרות ולהרגיש בשליטה. כשאני רואה יש סיכוי גדול יותר שאני גם אבצע. השתמשו בלוח משימות. למי שמשתמש בפעם הראשונה קחו את הזמן, הכינו רשימה של כל המשימות שעליכם לבצע והדביקו אותם על גבי הלוח.

3.      השתמשו במסגרת זמן. הכוונה היא , להגדיר עצמכם מסגרת זמן קצרה ומגבלת שבה מבצעים משימות . Time Timer (בתמונה). יכול לעזור. ביחרו נקודת התחלה ,ביחרו את המשימות שאתם רוצים לבצע במסגרת הזמן הזה ,שום דבר חוץ ממשימות אלו לא יבוצע במסגרת הזמן הזו. וצאו לדרך.

  

המטרה במסגרת זמן קצרה ומוגדרת היא לעזור לנו לגרום לדברים לקרות. כי כשמסגרת הזמן קטנה וניתן לשלוט בה , וכמות המשימות הנכנסות בה גם היא יחסית קטנה ,אני מגדיל את תחושת השליטה שלי בדברים ומוריד לחץ. זהו אחד הגורמים שבדרך כלל מפריעים בהשלמת משימות. כמו כן יש סיכוי שהמשימות יתבצעו ואני לא אתעייף בדרך ואחזיק מעמד עד לביצוע (דרך אגב , זה עובד מאד טוב עם ילדים... וגם עם מבוגרים).

4.      התמקדו רק במה שחשוב. אפילו אם זה אומר לא לעשות משהו אחר.

5.      תעדוף. תעדפו את המשימות שעליכם לבצע . הרי אינם יכולים לבצע הכל בבת אחת? גם אם הכל חשוב ביחרו קודם כל את מה שתעשו ראשון ואת הבא בתור וכך הלאה.

           לקריאה נוספת: why multi-tasking wastes your time

6.      משימות 'מושכים' לא 'דוחפים'. הכוונה, קחו משימה אחת לעבודה, התחילו בביצוע, סיימו אותה ורק אחר כך קחו לביצוע את המשימה הבאה.

7.      כאשר מושכים יותר ממשימה אחת, אם צריך, ודאו כי אחת המשימות המשוכות היא משימה מוכרת.

"זה לא שאנחנו לא יכולים לעשות כמה משימות במקביל. הרי כולנו יכולים ללעוס מסטיק וגם ללכת באותו הזמן ורובנו גם מסוגלים לנהוג ולדבר . אבל, אם היינו הולכים לאיבוד בזמן נהיגה בכביש עמוס בסביבה שאינה מוכרת אז ככל הנראה היינו מכבים את הרדיו ומפסיקים לדבר. אם שתי משימות מבוצעות במקביל , רצוי שאחת תיהיה מוכרת."

 Sound Advice for Helping Kids Grow Smarter, Healthier and Happier, by David Walsh, Ph.D.

8.      חלקו משימות גדולות לחלקים קטנים בעלי ערך.

           החלוקה הזו תעזור לנו להקטין את כמות הדברים שנעשית במקביל ולמקד אותם בביצועים קטנים  שמגיעים לכדי סיום.

   

9.      עיצרו מידי פעם והעריכו . מידי פעם , עיצרו, הסתכלו שוב במשימות שלכם , מה ביצעתם , מה מחכה , האם צריך לשנות עדיפויות. קיבעו פרק זמן חדש והמשיכו בביצוע.

10.  תקועים ? בקשו עזרה. כאשר משימה תקועה, אל תשאירו אותה ככה, בקשו קודם כל עזרה לפני שאתם בוחרים להמשיך במשימה אחרת.