הגודל כן קובע. היכולת לגרום למשימה לקרות, תלוי גם בגודל שלה וגם בתשומת הלב שלנו.

מהו גודלה הנכון של משימה שיקל עלינו להביא  אותה לכדי ביצוע? איך בכלל נעריך את המאמץ הכרוך במשימה? ואיך נדע מה נכון לנו לעומת מישהו אחר שמבצע את אותה המשימה?

רבות נכתב בענין מתן הערכת מאמצים וגודל למשימות על מנת להביאן לכדי ביצוע, שהרי ההנחה הרווחת היא (ולא משנה אם היא מוטעית או לא) שכאשר אנו יודעים כמה זמן תיקח המשימה או מה המאמץ הכרוך בה יותר קל לנו לשלוט ולהבין מתי קבוצה של משימות מסתיימת. יש המניחים את אותה הנחה לגבי גודלה של המשימה. משהו כמו "תפסת מרובה לא תפסת". כאשר נדע מהו גודל המשימה הנכון לנו לעיקול יקל עלינו להעריך הגעה ליעד של המשימה עצמה או של קבוצת משימות ובטח לבצע אותה.  ישנן הרבה שיטות שניתן ליישם על מנת לגרום למשימה לקרות ולהעריך אותה לגודל שהיא לא תיהיה גדולה מידי ולא תיהיה קטנה מידי.

ישנם מאמיני KANBAN שיבקשו להבהיר נקודה אחרת עקרונית עבורם. לפיהם KANBAN  הוא קצת שונה במובן הזה היות ובגישה הקאנבנית משימות אמורות להיות בגודל פחות או יותר זהה אחת לשניה וכזה אשר מתאים לנו לביצוע. במובן הזה , הערכה של מאמץ של משימה הוא היכולת שלך להביא אותה לכדי ביצוע שלם בזמן המתאים לך. ההגעה לגודל "המתאים לנו" היא הקובעת. לכל אחד הגודל שלו שיביא אותו לבצע את המשימה ולהשלים אותה.

בכל אופן , ישנם כמה לקחים חשובים שאפשר ללמוד דווקא מפרוייקטי תוכנה.  בעולם התוכנה ישנה מעין הסכמה, שאי אפשר להימנע מלהבין את הגודל או המאמץ של המשימות העומדות בפנינו כאשר מדובר בפרוייקטים מתוקצבים עם לוח זמנים ותוכן שצריך להביא לכדי ייצור עובד. פרוייקטי התוכנה תהליך הערכת המאמץ והגודל הוא תהליך מורכב, שכרוך בלמידה מניסיון, בטעויות ותיקונים וב 'משחקי' זמן, תקציב תכולה (בעיקר תכולה). אם הזמן אנו לומדים להיות טובים בזה יותר אבל הלמידה רצופה בטעויות. אנחנו גם כבר יודעים שאנחנו תמיד טועים בהערכות למשימות הפרוייקט ובטח בתחילתו.אנו גם למדנו שהדרך הטובה ביותר להבין מהן גודלן של משימות ומאמצים המתאימים לנו היא רק על ידי פעולות של שיפור מתמיד לאורך זמן. אבל מה שבטוח הוא , שכאשר אנו עובדים על משימות קטנות, זו התחלה מצוינת לגרום להן לקרות וכך לכל הפרוייקט כולו.

אם כך , איך אנו מאזנים את גודל המשימות שלנו עבור עצמנו? עבור הילדים והמשפחה?

התשובה היא , כמובן . זה תלוי.

ברור שהשימוש באג'ייל וקאנבאן בבית הוא מאד שונה מהשימוש שלו בעולם התוכנה , בטח ובטח כשמדובר בהערכות של גדלי משימות וזמנים. אחרי הכל, אנו לא מצפים מהילדים שלנו לתת לנו הערכת זמנים כמה ייקח להם לסדר את המיטה או מתי בדיוק יסיימו שיעורים. (אני מאד מקווה שאתם לא מבקשים את זה מהם..)  אבל מה שאנחנו כן יכולים זה ללמד אותם \ה לחלק את המשימות שלהם לגודל כזה שיהיה קל לעיקול, קל לביצוע, פחות מפחיד ויגיע לכדי סיום.
השוו משימות על מנת להבין איך הילד תופס את גודלן במושגים של 'גדול' ו 'קטן'.

במצבים שבהם יש לנו לוחות זמנים ותקציב, רצוי מאד שנהיה מדויקים כמה שאפשר (לא יותר מידי כמובן). למשל מורה שצריך לבדוק מבחנים, או תלמיד שצריך ללמוד בזמן מוגבל למבחן אוניברסיטאי הייתי אפילו זורקת כמה גרפים לצורך מיקוד. גם פגישות זה משהו שאנו מערכים בצורה מדויקת פחות או יותר ,למשל אםנניח כי כל פגישה אורכת 45 דקות ואיזה הפסקה קטנה של 15 דקות בין פגישות נוכל  לנבא מתי נסיים. אבל באמת שלא צריך כזו רמה של הערכה כאשר מדובר במשימות של הילדים שלנו בבית.

למעשה, מספק  שנגיע להבנה של גודל משימה על פי מה שנכון לנו ולילד לביצוע בזמן נתון שגם הוא סובייקטיבי עבורנו בלבד.

הנה כמה טיפים אשר יעזרו לנו להבין גודלן של משימות (וכמובן יביאו ביתר קלות לכדי עשיה).

1.      צרו את רשימת המשימות שלכם וודאו שהיא גלויה ונראית לעין.

הנראות גורמת לדברים לקרות. רשימת המשימות לא צריכה להישאר בראש, העלו אותה על גבי לוח. ככה אחרי שרואים יותר קל לארגן את הדברים ולקבל החלטות ובטח ובטח להבין איזו משימה גדולה יותר או פחות או בהשוואה בין למשימה אחרת.

2.      העריכו את המשימות שלכם לפי שלשה סוגי גדלים כללים:

קטן

בינוני

גדול

**גדול מאד- אופציונאלי אך לא רצוי

פעולת ההערכה בשלב זה משמשת בסה"כ כמאגר גדול של משימות שכל מטרתו הוא לאפשר לנו לזהותו להפריד משימות לגדלים שונים. כחלק מהנראות, אתם יכולים לייצר שלוש עמודות על גבי הלוח ולמקם את המשימות על פי העמודות המתאימות, או אולי לתת לכל גודל צבע שונה. העיקר שתוכלו לראות את ההבדלים.

3.      הקשיבו ולימדו

זוכרים כשהייתם ילדים, מקומות נראו לכם מאד גדולים בטח יותר מאשר הם נראים לכם היום? ככה ילד רואה גם משימות. הרבה יותר גדולות ממה שהן נראות לנו. דברים שנראים לנו קטנים ופשוטים יכולים להראות לילדים מאד גדולים. לעיתים כי חסר להם מידע, או ליווי או כי ככה זה בעיניהם. ועל כן, הקשיבו ושאלו שאלות על מנת להבין את גודלה של המשימה בעיני הילד.

מהי משימה קטנה? מהי משימה גדולה ? מה עושה אותה גדולה?

4.      ברגע שהמשימות החשובות ביותר נמצאות על גבי הלוח , חלקו משימות גדולות לחלקים קטנים יותר.

למשל, כמו הדוגמה הבאה.

5.      בשלב העשייה – היצמדו למשימות שהן קטנות או בינוניות וסדרו את המשימות שלכם לפי סדר עשיה.

6.      בחרו משימה או שתיים ויאללה תתחילו לבצע. גם את הדרך כשאי שתשתקפו על גבי לוח המשימות.

7.      כאשר משימה גדולה מידי מגיעה אל תור העשייה , אל תפחדו לפצל אותה.

8.      לא כל משימה בבית חייבת הערכת גודל. למעשה, רוב המשימות אינן חייבות הערכת גודל.

למשל, נניח ויש לנו יומיים ללמוד למבחן בחשבון, אזי הפיצול למשימות יעשה בצורה מאד גסה. מה ילמד היום ומה מחר. אפשר אז, לדון בכל משימה ולהבין אותה אם היא שייכת ליום הראשון או ליום השני ולתת גדלים רק למשימות שנראה לנו שיצטרכו גדלים.

בקיצור , באו ננסה לשמור על הדברים פשוטים.

הערכת גודל יכולה להיות "רק מספיק" על מנת שנוכל להתחיל לעבוד. לא צריך לחפור יותר מידי לפרטי פרטים אן להעריך בצורה מדויקת שעות ודקות. אחרי הכל, מדובר בילדים ולא בעובדי הייטק. שלשה גדלים של 'קטן' 'בינוני' ו'גדול' יכולים להספיק.

9.      מה שיגרום למשימות לקרות במקרה והן מחולקות ככה זה בעיקר המעורבות ההורית, השיחה. ילדים אוהבים שאנחנו מדברים איתם, מתייחסים למה שיש להם לעשות, עוזרים להם להבין דברים. כך שבעוד הטכניקה הפשוטה הזו תעזור להם להבין טוב יותר את המשימה אולי אף לנטרל חרדה ותמקד אותם במה שחשוב מה שיקדם עוד את העשיה זו השיחה אתנו.

10.   ואל תשכחו גם ליהנות מהדרך.

עשרה טיפים לניהול משימות ומניעת מולטי טאסקינג ( Multi-Tasking )

1.      קודם כל להירגע . לעשות דברים בכיף תמיד קל יותר מאשר בלחץ.

2.      ייצרו נראות למשימות שלכם. נראות מאפשרת לסדר דברים, לגרום לדברים לקרות ולהרגיש בשליטה. כשאני רואה יש סיכוי גדול יותר שאני גם אבצע. השתמשו בלוח משימות. למי שמשתמש בפעם הראשונה קחו את הזמן, הכינו רשימה של כל המשימות שעליכם לבצע והדביקו אותם על גבי הלוח.

3.      השתמשו במסגרת זמן. הכוונה היא , להגדיר עצמכם מסגרת זמן קצרה ומגבלת שבה מבצעים משימות . Time Timer (בתמונה). יכול לעזור. ביחרו נקודת התחלה ,ביחרו את המשימות שאתם רוצים לבצע במסגרת הזמן הזה ,שום דבר חוץ ממשימות אלו לא יבוצע במסגרת הזמן הזו. וצאו לדרך.

  

המטרה במסגרת זמן קצרה ומוגדרת היא לעזור לנו לגרום לדברים לקרות. כי כשמסגרת הזמן קטנה וניתן לשלוט בה , וכמות המשימות הנכנסות בה גם היא יחסית קטנה ,אני מגדיל את תחושת השליטה שלי בדברים ומוריד לחץ. זהו אחד הגורמים שבדרך כלל מפריעים בהשלמת משימות. כמו כן יש סיכוי שהמשימות יתבצעו ואני לא אתעייף בדרך ואחזיק מעמד עד לביצוע (דרך אגב , זה עובד מאד טוב עם ילדים... וגם עם מבוגרים).

4.      התמקדו רק במה שחשוב. אפילו אם זה אומר לא לעשות משהו אחר.

5.      תעדוף. תעדפו את המשימות שעליכם לבצע . הרי אינם יכולים לבצע הכל בבת אחת? גם אם הכל חשוב ביחרו קודם כל את מה שתעשו ראשון ואת הבא בתור וכך הלאה.

           לקריאה נוספת: why multi-tasking wastes your time

6.      משימות 'מושכים' לא 'דוחפים'. הכוונה, קחו משימה אחת לעבודה, התחילו בביצוע, סיימו אותה ורק אחר כך קחו לביצוע את המשימה הבאה.

7.      כאשר מושכים יותר ממשימה אחת, אם צריך, ודאו כי אחת המשימות המשוכות היא משימה מוכרת.

"זה לא שאנחנו לא יכולים לעשות כמה משימות במקביל. הרי כולנו יכולים ללעוס מסטיק וגם ללכת באותו הזמן ורובנו גם מסוגלים לנהוג ולדבר . אבל, אם היינו הולכים לאיבוד בזמן נהיגה בכביש עמוס בסביבה שאינה מוכרת אז ככל הנראה היינו מכבים את הרדיו ומפסיקים לדבר. אם שתי משימות מבוצעות במקביל , רצוי שאחת תיהיה מוכרת."

 Sound Advice for Helping Kids Grow Smarter, Healthier and Happier, by David Walsh, Ph.D.

8.      חלקו משימות גדולות לחלקים קטנים בעלי ערך.

           החלוקה הזו תעזור לנו להקטין את כמות הדברים שנעשית במקביל ולמקד אותם בביצועים קטנים  שמגיעים לכדי סיום.

   

9.      עיצרו מידי פעם והעריכו . מידי פעם , עיצרו, הסתכלו שוב במשימות שלכם , מה ביצעתם , מה מחכה , האם צריך לשנות עדיפויות. קיבעו פרק זמן חדש והמשיכו בביצוע.

10.  תקועים ? בקשו עזרה. כאשר משימה תקועה, אל תשאירו אותה ככה, בקשו קודם כל עזרה לפני שאתם בוחרים להמשיך במשימה אחרת.

משחקי מחשב הם בזבוז זמן ? לא נראה לי....

לא כל משחקי המחשב שהילדים משחקים הם בזבוז זמן. חלקם מהוים כלי מצוין לפיתוח מיומנויות.

הייתי רוצה להציע לכם לשחק משחק  מחשב. כן, כזה שיושבים מול מסך, כמו הילדים שלנו, שנראה לנו שאין בזה ערך, שהם לא עושים כלום חוץ מלבהות במסך ולהזיז את העכבר. זהו, שאני סבורה שיש למשחקי מחשב ערך למידה עצום של מיומנויות חדשות גם אם נדמה לנו שכל כולו מורכב מבהייה אחת גדולה במסך שעליו זזות דמויות.

כאשר התחלתי להתעניין במשחקי המחשב שמשחקים הילדים שלי (שנראו בעיני בזמנו כבזבוז זמן מוחלט), פתאום ראיתי שבחלקם ישנו ערך מאד גדול בלימוד של יכולת ניהול משימות, שיפור אפקטיביות, ניהול זמן בצורה טובה יותר ועוד מגוון של מיומנויות שנלמדות בקלות יחסית (תלוי במשחק כמובן).

ראיתי שם התנסות  במיומנויות חדשות, בצורה הדרגתית עם החופש לטעות, לנסות שוב, להצליח, לצמוח וללמוד. אני סבורה שהתנסות היא מפתח ללימוד מיומנות בצורה אפקטיבית. ראיתי שם המון הנאה שאני מאמינה שיש בה ללמד טוב יותר מכל התנסות אחרת. לא סתם ילדים מתחברים למשחקים ואוהבים אותם. ולא סתם גם אנשי חינוך משתמשים בשיטות של משחק על מנת ללמד מיומנויות חדשות (כגון כתיבה, שינוי התנהגות ועוד). דרך אגב, גם מבוגרים לומדים טוב יותר באמצעות משחק שיש בו התנסות והנאה. משחקי מחשב בעיני אינם סתם "בזבן זמן".

מה הקשר בין זה לבין אג'ייל?

המון! אג'ייל נוגע הרבה גם בלימוד מיומנויות. למעשה הוא מלמד איך ללמוד כל הזמן, להתרגל להשתנות, לפתח מיומנויות ולשפר אותן כל הזמן. אג'ייל גם נוגע רבות ביכולות שלנו לארגן את הזמן שלנו ולהיות אפקטיביים, להציב יעדים ולהשיג אותם. למעשה, העקרונות שאני סבורה שקיימים במשחקי המחשב הם מהעקרונות החשובים שאנו משתמשים באימון האג'ילי.

אז מה הם מוצאים במשחקי מחשב? יושבים שעות ולא זזים. מה מושך אותם לזה כל כך ? ולמה זה נחשב בעיני כדבר טוב?

1.      האוטונומיה להיכשל . כפי שמציין במאמרו  Mike Langlois  Failing better

כשיש לי מרחב ואוטונומיה אני צומח. כן, ובעיקר מרחב להתנסות ולטעות.

שמתם לב שלמרות שהילדים נכשלים מאות פעמים במשחק אחד, הם מרגישים אלופים?  זה מפני שהם יכולים. "מי שלא מנסה לא טועה" או "מטעיות לומדים", אלו משפטים שאני מניחה שרבים מאתנו שומעים שוב ושוב. ואני מאמינה כי יש בהם אמת. במשחקי מחשב כאלו שיש בהם שלבים, הרפתקאות, צבירה של כוח וידע בידי השחקן הראשי ...  הילד כל הזמן נפסל, מתקן, חוזר, מתנסה שוב, משתפר, נפסל שוב.. ובסוף הוא מרגיש אלוף. למה? כי זה בסדר להיפסל ולתקן. כי יש לו את המרחב, הלגיטימציה והאוטונומיה לטעות. תחושת ההצלחה שלו מגיעה מהיכולת שלו לתקן ולהתקדם. אין כמו כישלונות קטנים והצלחות קטנות כחלק מהתנסות על מנת לקדם תחושת יכולת והצלחה וללמוד מיומנות חדשה.

2.      התנסויות מגוונות מפתחות מיומנות, מובילות למצוינות. לצורך המחשה, בואו נבחן ספורטאים מצטיינים לרגע, האם לרגע חשבנו כי הם נולדו ככה? ברור שלא. גם כשרון לא מספיק על מנת להיות אלוף. הם כאלה כי הם מתנסים המון, שעות וימים של אימונים מפרכים תוך העלאת רמת הקושי ומגוון הפעילויות על מנת לפתח מיומנויות מתאימות.

במשחקי מחשב רמת הקושי של היכולות רק עולה. ומה שהיה בעבר נראה פשוט.

התנסות מפתחת אינטואיציה. אנו משכללים את היכולת לקבל החלטות על סמך נסיון מגוון שהיה בו הצלחה, לימוד וגם כישלונות.

3.      אנחנו מקבלים חכות ולא דגים. במשחק ישנם רמזים מוגבלים  (בתנאי כמובן שלא הורדנו את הקודים המפצחים את המשחק) - אף אחד לא ממש אומר לנו את התשובות וגם אם כן, הן מוגבלות. למשל – שלושה רמזים לשלב. במקרה כזה, יש "הכוונה" של השחקן לעבור את קשיים במשחק לפני השימוש באותם רמזים (אחרת היינו יכולים להשיג את התשובות מבלי להתאמץ).

4.      הליכה בצעדים קטנים אל היעד. שלבים קצרים והתנסויות קצרות. התקדמות בצעדים קטנים ונתפסים אל היעד הסופי. קטן יותר= קל יותר לאחיזה=טעות קטנה יותר=לימוד מהיר יותר= הצלחה קלה יותר= התקדמות נראית יותר. ישנם משחקים המראים מפה ומכוונים אותנו אל היעד. כל שלב, הוא למעשה אבן דרך קטנה במפה.

5.      הנאה: הנאה היא מפתח ללמידה וצמיחה. כשאני נהנה, אני בעל מוטיבציה גבוהה יותר שמביאה עמה יכולת לייצר הצלחות ביתר קלות, לקבל טעויות ומחזקת את תחושת היכולת.

6.      נראות : אני רואה את ההצלחה שלי. אני גם רואה היכן טעיתי. אם זה באמצעות מפות, נקודות, קווי מילוי, שעונים. אני רואה את המשימות שלפני ואת ההתקדמות שלי. לנראות יש כוח אדיר לגרום לדברים לקרות. כאשר אני ראוה משהו אני יכול להתייחס אליו, אני מודע לו, אני יכול לתקן ולשנות ולהמשיך להשיג אותו.

הללו למעלה , מהווים חלק מעקרונות המפתח בשיטה האג'ילית .

הייתי רוצה לתת דוגמה  של משחק אחד :  פיתוח  מיומנות של ניהול זמן אפקטיבי בעומס משימות.

**כמובן שישנן עוד המון דרכים רבות ומגוונות לניהול זמן אפקטיבי ואתם מוזמנים לגלוש בבלוג באנגלית או בפוסטים ספציפיים.

אחד המשחקים המעניינים שאת תמונתו פרסמתי מטה הוא טורבו פיצה : המטרה : לשרת לקוחות בפיצריה, תוך עמידה בלוחות זמנים, בבקשות מגוונות, במגוון של משימות משתנות ועוד. המשחק מאמן אותנו בהשגת יעד , תוך כדי שיפור המהירות ושיפור העילות שלנו בכל צעד וצעד. הוא גם מאמן אותנו בניהול משימות מרובות.

אז מה דעתכם...שנלך להכין פיצה ?   

http://www.bigfishgames.com/download-games/1740/turbo-pizza/index.html

...ואל תשכחו ליהנות מהדרך.

מה זה טורבו פיצה ?

"Refurbish a rundown castle and turn it into a pizza palace! Armed with their secret family recipe, Rebecca and Robert are out to build a successful pizzeria franchise. Save money to spend on new appliances, better menu items or developing their skills. Accumulate enough to open a second location in an even more unique setting. Restaurant management has never been so fun!

Multi tasking demanding high efficiency to serve a lot of customers with the right order and the right time.

Grow your business - Buy new items and upgrade your restaurant

Set up higher goals every round

Explore 50 challenging levels"

Turbo Pizza forum:

 http://forums.bigfishgames.com/forums/show/774.page

 עוד משחקים:

http://www.candystand.com/play/time-management-games

http://www.download-free-games.com/download/cat/task_management

לקריאה נוספת:

http://jellycoach.blogspot.co.il/2012/10/8.html

מציאת כיוון מקצועי אישי באמצעות אג'ייל – מרעיון -- > לכסף.

אבי נפרסטק  , Agile coach and founder of Zaza books

כאשר אבי קרא את הפוסט האחרון , הוא כתב לי "הפוסט שלך היום עשה לי חשק והשראה לסדר קצת את לוח ה- KANBAN  שלי". סוף סוף, מבחינתי, הגיע הזמן להציק לו קצת ולבקש ממנו להראות את הלוח שלו לציבור.  אבי, שמחפש את עצמו כבר זמן מה, עסוק במיליון דברים ונוחל הצלחה בשדות ענין רבים (ולא בכדי), אולם הוא עדין תוהה עם עצמו מהו כיוונו המקצועי כעצמאי. מה ייתן לו את הפוש הנכון? את העניין הנכון ? אולי את הכסף הנכון? אבי משתמש בכלי שנקרא KANBAN והוא דוגמה מעיינת להרבה אחרים איך למצוא את עצמך מקצועית, מבלי לחשוש להתנסות, להפך, רצוי שתהיה התנסות מרובה שיש בה למידה אמיתית. KANBAN  ו  LEAN  בהם משתמש אבי, מאפשרים לו ניסוי, תעיה ולימוד. הוא לא מנחש בתאוריה מה יהיה לו נכון כעצמאי, הוא מתנסה בחלקים קטנים במגוון של הזדמנויות ולוקח אותם כצעדים שיש בהם למידה אמתית לגבי מצבו וכיוונו ובהתאם, מקבל החלטות להמשך.

את החשיבה הקאנבנית , ניתן לדמות למפעל ייצור רהיטים. בצד אחד נכנס חומר, במרכז יישנו פס הייצור ההופך את החומר בשלבים לרהיט. מן הצד השיני של פס הייצור יוצאים רהיטים. מצד אחד היינו רוצים לייצר מהר, בתהליך חלק עם כמה שפחות תקלות. אולם היינו רוצים גם לייצר משהו שקהל הלקוחות שלנו ירצה לקנות. כך גם בעולם האישי. לוח הKANBAN  יעזור לי לראות את  "פס הייצור" שלי מרעיון ועד לערך הרצוי (שזה יכול להיות כל דבר, מכסף דרך יוקרה ועד לידע למשל...כלומר, מימוש) על ידי כך שאני אשקף את התהליך שבו רעיון אמור לעבור מרגע שהוא נולד עד לרגע שהוא מביא לי ערך.

בכל ארגון או עסק ישנו, מן הסתם תהליך שונה. הלוח והרעיונות מאחריLEAN  ו- KANBAN  מאפשרים לי חופש להתנסות במגוון של רעיונות, להוליך אותם בפס הייצור שלי ולהתמקד באלו שאכן יביאו לי את ה"כסף" או הערך אליו אני מייחל.

גם ב KANBAN ו LEAN  אין קסמים. אלו כלים שיעזרו לי לעבוד זול יותר, נכון יותר ומהר יותר לכיוון הערך שאני רוצה להשיג.

 

 

**אנו מאד ממליצים שתקראו קצת בענין ועל כן אני מצרפת כמה לינקים בסוף.

ותזכרו שלכל מצב יש לוח אחר שמתאים לו – אנחנו מתחילים בזיהוי תהליך העבודה והצרכים הספציפיים שלנו, ומהם מגדירים את מבנה הלוח הרצוי.

בואו נראה מה יש לאבי להציע לנו , אז אבי הבמה שלך:

 

קצת קונטקסט:

יש לי עבודה עיקרית, ואני מעוניין לפתח כרגע אפיקים נוספים כעצמאי. בשלב זה אני בשלבי "גישוש וגילוי" מבחינת העבודה שלי כעצמאי, לכן אני מרשה לעצמי "להתפרס" על הרבה פרוייקטים, לזרוע זרעים ולראות מה יצמח. אני מניח שבשלב מסוים אצטרך להתכנס ולצמצם את כמות הדברים שאני מגשש או מתנסה בהם.. אבל לא היום.

בחרתי לנהל את אפיקי הפרילנס שלי באמצעות KANBAN. הלוח הזה הוא כלי נוח, ויזאבילי ופשוט המאפשר לי לזהות במהירות היכן אני עומד עם כל הזדמנות שאני מעונין לקחת בחשבון. כמובן שלא כל הזדמנות תגיע לכדי עשיה וישנן הזדמנויות רבות מכדי שאני אוכל לנהל אותם בראש או במחברת. לוח KANBAN הוא פתרון מושלם עבורי לארגון משימות מרובות כמו שעומדות בפני היום.

 

אז איך ארגנתי את הלוח שלי ?

 

על הזרימה:

פרוייקטים:

פרוייקטים מתחילים בבקלוג  " BACKLOG" (כל רעיון מטורף ככל שיהיה - ליד, איש קשר חדש וכו'). אני לוקח פתקית , רושם עליה את שם הרעיון ואולי עוד פרט אחד או שניים חשובים ומדביק אותה בעמודת ה "BACKLOG"  שלי בצד ימין של הלוח. כך לא הולכים לי לאיבוד רעיונות. במקום לשמור בראש, אני שומר בלוח. כי ההפך מלשכוח זה...? לרשום...ועדיף על  לוח משימות.

כשמשהו מסתמן כריאלי באופק - אני מושך את הפתקית שלו מעמודת ה " BACKLOG" אל עמודתה  ה- "SOON". כשמתפנה מקום אני מושך משהו נוסף פנימה.

כשמשהו כבר מתרחש (יש עבודה מוחשית לבצע) - אני מושך את הפתקית שלו לעמודת ה- "CURRENT". זה השלב שבו גם נוצרות מטלות (TASKS) קונקרטיים - בעמודה הבאה.

לפעמים פרוייקט מסויים "יורד מהפרק" או מוקפא - אז אני מרשה לעצמי להזיז אותו (את הפתקית שלו) חזרה אחורה, ובמקום שמתפנה אני ממלא בפרויקט אחר מהעמודה הקודמת.

למעשה , בכל יום אני יכול להוסיף רעיונות (BACKLOG ) , לראות מה פוטנציאלי ומה לא ו"לשחק" עם הפתקיות על הלוח.

 

 

מטלות (TASKS):

להבדיל מפרוייקטים, כאן מדובר בדברים קונקרטיים שצריך לעשות פיזית  ושאפשר לסיים בזמן של כמה דקות עד כמה שעות - להתקשר למישהו, לכתוב פוסט או אימייל, להכין מסמך, לכתוב קוד וכו'.

כמובן ,שאני לא רק מזיז פתקיות , אני גם עושה. את העשייה שלי אני רואה על הלוח. למעשה, אני מקצה את המטלות שלי על פי חשיבה שאני עושה דרך הדברים שקיימים על הלוח במטרה לקדם אותם מימין לשמאל – כלומר: מרעין -- > לכסף אני יכול לחשוב מה יהפוך רעיון לפרקטי? מה עלי לעשות כדי שיהיה משהו קונקרטי? כך כשאני יודע שעלי לקדם רעיונות מ"רעיון" לתוצאה.

מטלות חדשות שרלוונטיות עבור התקדמות אני שם בעמודת ה- TODO. (פתקיות קטנות ירוקות, להבדיל מהפתקיות הצהובות הגדולות של הפרויקטים)

כל יום אני מזהה מטלות שחשוב שאעשה היום ומושך ל- "TODAY". כמובן שהמטלות שלי קשורות לרעיונות על גבי הלוח שהיתי רוצה לקדם – אם זה מעמודת BACKLOG  ל  SOON  או הלאה.

 

כשסיימתי את המשימות  אני מושך ל- DONE.

כך שהפתקיות זורמות מימין לשמאל ומצטברות בעמודת ה- DONE.

מלמעלה למטה יש חלוקה ל 4 שורות לפי תחומים שחשוב לי לקדם ולא להזניח:
(חוץ מעמודת BACKLOG, היא לא מחולקת לשורות)

1.      סידורים שוטפים.

2.      פרוייקטים ללא מטרת רווח אבל שחשובים לי לנשמה – וכן, לפי התמונה קצת "צפוף" שם כרגע...

3.      פרויקטים של תחום האג'ייל בצפון – זה נושא עיקרי שאני מעוניין להתפתח בו ולכן חשוב לי להקצות לו מקום.

4.      פרוייקטים של hard cash - - לא בהכרח הרבה אהבה כאן אבל מביא כסף ומספק התמודדויות וצמיחה.

 

קוריוזים קטנים:

·         יש פתק קטן כתום – זה היה ניסיון לציין מטלה שחייבת להיעשות עד תאריך מסוים ( להוציא דיוור של Zaza). אני לא מת על זה – מעדיף לשים מטלות תלויות זמן יומן – אבל מוכן לנסות. זה הרי הרעיון בקאנבן – מנסים, רואים מה עובד ומשנים מה שלא.

·         למטה על אחד מהפתקים הצמדתי כרטיס ביקור של איש קשר באותו פרוייקט - סוף סוף מצאתי שימוש לכרטיסים המעיקים האלה! J

·         באמצע למעלה לב גדול שאשתי עידית ציירה לי ♥  מזכיר לי לא לשכוח לפנות מקום למשפחה ובכלל נותן כוח.

למעשה , אני יכול להשתמש בלוח שלי כך שימקד אותי בדברים שחשובים לי, כך , אני אדע מה עלי לקדם ואיך.

 

שינויים שינויים שינויים...

אחד העקרונות החשובים בקאנבן הוא Evolutionary Change (או כפי שאנחנו אוהבים לקרוא לזה באג'ייל – Inspect and Adapt). כלומר אני מקפיד לבחון את התוצאות בשטח על ידי מדידות אובייקטיביות (כמה מטלות אני מצליח לסיים ביום, איפה אני נשאר תקוע, מה עוזר לי לקדם עבודה ומה לא) ומשנה. זה שלב כל כך חשוב בקאנבן וכל כך קל לשכוח אותו.

 

הנה כבר בשבוע האחרון הלוח שלי קיבל כמה מפנים:

·         עם הפתקים הכתומים הפסקתי, זה פושט לא "עבד" עבורי דברים שחשוב לבצע בזמן מסוים – אני שם בקלנדר (יומן) וככה אני בטוח שהם מבוצעים. הלוח נשאר מוקדש לדברים האחרים.

·         עמודת ה- TODAY – איך מחליטים מה הדבר הבא שעושים?

o        בהתחלה הקפדתי להכניס לשם בכל בוקר לפחות פתק אחד מכל תחום – הנחתי שככה אוודא שאני מתקדם עם הכל. אבל המציאות לא הסכימה עם הלוח שלי – לפעמים באמצע היום היה עולה צורך דחוף לקדם מטלה מסוימת שהייתה "מפרה את האיזון". לפעמים מטלה מסוימת הייתה נתקעת כי היא הייתה תלויה במישהו אחר (למשל לבצע שיחת טלפון). גם היה מלחיץ לראות כל כך הרבה מטלות שצריך לבצע היום.

o        אז שיניתי – הפכתי את עמודת ה- TODAY לעמודת NEXT – כלומר הייתי מזהה בכל בוקר מה הדבר הבא שחשוב שאעשה בכל תחום. כשרציתי לבצע מטלה הייתי לוקח מהעמודה הזו (לכאורה חוסך זמן של לחשוב), שם על השולחן, מבצע ומעלה ל- DONE. אבל גם זה לא הוכיח את עצמו – הייתי מבלה יותר מדי זמן (וכן, 5-10 דקות זה יותר מדי) בכל בוקר לזהות מה לדעתי הדבר הבא בכל פרויקט, העמודה הזו התמלאה סתם בפתקים שלא בהכרח הייתי מבצע באותו יום ובמהלך היום שוב סדרי העדיפויות היו משתנים – כלומר הזמן שהקדשתי בבוקר היה הופך למבוזבז.

o        אז שיניתי שוב – חזרה ל- TODAY אבל הפעם עם מרכיב הקסם של קאנבן – WIP LIMIT. כלומר הקפדתי שבכל רגע נתון לא יהיו לי יותר משני פתקים בלבד (נכון, 2 בלבד!) בעמודה הזו. לא משנה מאיזה תחום. והתוצאה? פחות לחץ, תיעדוף דינמי של מטלות (ברגע שאני מסיים אחת אני מייד מושך את הבאה בתור באותו רגע) וזרימה יותר טובה של מטלות ל- DONE. בינגו!

 

אז מה עוזר לי?

1.      אני רואה הכל על גבי הלוח. אני לא צריך לזכור יותר מידי. כשאני רואה , הדברים פשוט קורים.

2.      אני בשליטה. מוסיף, מחסיר, מזיז , בוחר על מה לעבוד ועל מה לא...

3.      אני כל הזמן חושב איך אני מתקדם ואני משקף את זה על הלוח .למעשה אני משתמש בלוח כדי לעזור לי להתקדם. אין קסמים גם באג'ייל ,אם אני לא ארצה להתקדם, גם בלוח כלום לא יזוז.

4.      אני מושך עבודה רק כשמתפנה לי מקום ב- TODAY. ומתעדף באופן דינמי מה הדבר הכי חשוב או דחוף באותו רגע – זה מאפשר לי להגיב לשינויים בסדרי עדיפויות אפילו מספר פעמים ביום.

5.      אני מרשה לעצמי להתעלם מדברים שאינם רלונטיים כרגע, בידיעה שהם נמצאים שם בלוח בעמודת ה- SOON  או הבקלוג. שום דבר לא הולך לאיבוד  ואני יכול להשאר מפוקס על הדברים הנוכחיים.

6.      אני עובד בקטן, לא מתכנן גדול מידי. העבודה היא יומית על משימות קטנות, מטלות קטנות ויעדים קטנים. כך כשאני טועה, זה בקטן וכשאני מצליח זהו עוד צעד קדימה.

7.      אני מקצה משימות באופן יומי ומנקה אותם מהלוח באופן יומי. זה כיף לראות שדברים נעשים.

8.      אני יכול להשתנות על פי המציאות שמזמנת לי הזדמנויות. אני מחפש הזדמנויות כל הזמן ובוחר על מה לעבוד על פי מה שנראה לי נכון ובעל ערך ולא על פי מה שהגיע לידיעתי קודם.

9.      והכי חשוב - אני מקפיד לשנות את הלוח בהתאם למה שעובד ומה לא. בעצם משנה ומשפר כל הזמן את תהליך העבודה עצמו מתוך התנסויות בשטח.

ישנם עוד המון פרקטיקות KANBAN ו LEAN  שמאפשרות לי לשלוט בזרימה שעל גבי הלוח , בעומסים , בהתקדמות המתאימה לקצב , אולם על כך בפוסט אחר.

 

קריאה נוספת :

KANBAN

לוח KANBAN

Agile E-Learning